ITER PARERI OBBLIGATORI
La configurazione del flusso di lavoro è ampiamente personalizzabile ed è possibile configurare più flussi differenti per ogni tipologia di Atto Amministrativo (Delibera o Determina).
Per ogni singolo Iter è possibile scegliere se la creazione dell'atto deve iniziare con una Proposta oppure se si preferisce caricare direttamente l'atto in questione (Delibera o Determina). Quando il flusso inizia con una Proposta, i passi di iter che vengono eseguiti prima della formazione dell'atto definitivo vengono denominati "Preliminari".
La configurazione prevede che i vari passi di iter possano essere assegnati ad uno specifico utente oppure ad un intera Area o Settore (passi di tipo "Settoriale").
Il primo utente del Settore che evade quanto richiesto provoca l'avanzamento del flusso di lavoro e la scomparsa dell'attività anche dalle "agende" dei colleghi dello stesso Settore.
A titolo di esempio vediamo una possibile configurazione degli iter di Delibera e Determina con utilizzo della Proposta.
ITER DELIBERE CON UTILIZZO DELLA PROPOSTA
L'ufficio carica una nuova Proposta di Delibera compilando i dati necessari e scrive il Testo della Proposta.
Non appena viene valorizzato il campo "Tipo Documento" desiderato il programma avvia il flusso di lavoro notificando, ai soggetti preposti, le attività da eseguire.
PARERE TECNICO
Il Responsabile di Area visualizza i dati e il testo della Proposta verificandone la correttezza; quando appone Parere Favorevole viene creato un nuovo documento digitale (che recepisce automaticamente gli estremi e il testo della Proposta) che verrà convertito in formato .pdf e firmato digitalmente. Tale documento verrà aggiunto agli allegati della Proposta contribuendo alla creazione del "Fascicolo Digitale" dell'Atto.
VISTO CONTABILE
Il Ragioniere verifica quanto dichiarato nei passi precedenti e, se ritiene di proseguire apponendo parere favorevole, crea a sua volta un ulteriore documento digitale come al passo precedente. Il programma “sblocca” la proposta di delibera, che viene presa in carico alla segreteria.
CARICAMENTO DELIBERA
L'ufficio Segreteria carica la Delibera con il relativo Testo.
Se è abilitato il collegamento con la Contabilità, i dati caricati nella determina vengono resi disponibili per caricare agevolmente gli Impegni conseguenti.
FIRMA SEGRETARIO
L’atto viene passato al Segretario che firma digitalmente il Testo definitivo della Delibera.
FIRMA SINDACO
L’atto viene passato al Sindaco che, a sua volta, firma digitalmente il Testo della Delibera indicato al punto precedente.
PUBBLICAZIONE ALBO
Gli operatori del settore Segreteria vedono comparire l'atto nelle attività di loro competenza per procedere alla pubblicazione. Volendo è possibile configurare il programma in modo che venga automaticamente prodotto il Referto di Pubblicazione (che verrà allegato anch'esso al fascicolo digitale).
ITER DETERMINE CON UTILIZZO DELLA PROPOSTA
L'ufficio carica una nuova Proposta di Determina compilando i dati necessari e scrive il Testo della Proposta.
Non appena viene caricato il "Tipo di Documento" desiderato il programma avvia il flusso di lavoro notificando, ai soggetti preposti, le attività da eseguire.
PARERE TECNICO
Il Responsabile di Area visualizza i dati e il testo della Proposta verificandone la correttezza; quando appone parere Favorevole viene creato un nuovo documento digitale (che recepisce automaticamente gli estremi e il testo della Proposta) che verrà convertito in formato .pdf e firmato digitalmente. Tale documento verrà aggiunto agli allegati della Proposta contribuendo alla creazione del "Fascicolo Digitale" dell'Atto. L'apposizione del parere Favorevole provoca anche la generazione di una "Determina Prenotata" cioè un atto che acquisisce il Numero Settoriale ma non il Numero Generale (che nell'archivio assume temporaneamente un valore fittizio). La Data Settoriale della Determina coinciderà con la data di assegnazione del Parere Tecnico.
VISTO CONTABILE
Il Ragioniere verifica quanto dichiarato nei passi precedenti e, se ritiene di proseguire apponendo parere favorevole, crea a sua volta un ulteriore documento digitale come al passo precedente. Il programma assegna automaticamente il Numero Generale definitivo alla Determina e crea il testo della determina che recepisce automaticamente quanto scritto nella Proposta. La data del Registro Generale della Determina e la data di Esecutività assumono il valore della data di assegnazione del Visto Contabile.
Se è abilitato il collegamento con la Contabilità, i dati caricati nella determina vengono resi disponibili per caricare agevolmente gli Impegni conseguenti.
FIRMA RESPONSABILE TECNICO
Il Responsabile di Area riceve nuovamente la notifica per procedere a completare, se necessario, l'atto di Determina che viene finalmente convertito in .pdf e firmato digitalmente. Anche in questo caso il testo definitivo dell'atto viene inserito nel fascicolo digitale pronto per essere inviato in conservazione.
PUBBLICAZIONE ALBO PRETORIO
Gli operatori del settore Segreteria vedono comparire l'atto nelle attività di loro competenza per procedere alla pubblicazione. Volendo è possibile configurare il programma in modo che venga automaticamente prodotto il Referto di Pubblicazione (che verrà allegato anch'esso al fascicolo digitale).