INTRODUZIONE
Dovendo creare un Documento Amministrativo in formato digitale, un primo approccio potrebbe essere quello di procedere alla stesura del documento in modo tradizionale fino a che l'atto non risulti completo; a quel punto i soggetti preposti appongono le firme digitali sul documento convertito in formato PDF e, il file così ottenuto, viene inviato in pubblicazione e conservazione.
Questa modalità presenta però alcune criticità:
•Ogni soggetto che viene coinvolto nel processo di formazione dell'atto deve essere avvisato del fatto che deve compiere qualche operazione (esprimere un parere, apporre un visto, eseguire la pubblicazione). In assenza di altri meccanismi si continuerebbe a stampare il documento (e gli eventuali allegati) per far circolare il documento cartaceo.
•Le firme digitali vengono apposte, per forza di cose, alla fine del processo di formazione dell'atto rendendo poco chiara (per non dire illegittima) la data di apposizione di ciascuna firma. Inoltre queste firme dovrebbero essere relative solo ad una specifica porzione del documento (per esempio il visto/parere oppure il referto/relata di pubblicazione) mentre dal punto di vista tecnico (nonstante sia possibile aggiungere una etichetta con i dati della firma in un punto a piacere del documento) le firme elettroniche sono da intendersi come relative al documento nella sua interezza.
•Quando divido il documento in più documenti digitali separati (come deve necessariamente essere fatto), ciascuno corredato della firma di competenza apposta nella data corretta, si aprono problematiche nella gestione dei diversi files, che concorrono a dare valore legale all'atto, e nella loro corretta conservazione.
Queste problematiche vengono risolte, nell'applicativo "SICI - Atti Amministrativi" di Studio K, mediante l'attivazione della funzionalità denominata "Pareri Obbligatori" che permette di configurare un flusso di lavoro composto dalla successione di passi assegnati a soggetti della Pianta Organica dell'Ente.
Quando un utente accede all'applicativo, viene mostrato l'elenco degli atti sui quali deve eseguire quanto di sua competenza (come, ad esempio, la creazione e l'apposizione della firma digitale sul visto o parere). L'evasione dell'attività provoca il passaggio dell'atto al collega al quale è assegnato il passo successivo.
Al termine dell'iter di lavoro l'atto sarà composto da più documenti elettronici che, insieme, costituiscono il Fascicolo Digitale dell'atto amministrativo.
L'invio automatico in conservazione dei documenti digitali così ottenuti, (pareri, visti, documento principale ed eventuali allegati, referto e relata di pubblicazione) e dei metadati che li mettono in relazione, completa quanto necessario per l'effettiva efficacia del provvedimento.