Questa procedura è stata creata per quegli enti che desiderino tenere un archivio anche dei documenti che non devono essere protocollati ufficialmente. Il funzionamento è identico a quello dell'archivio protocollo, con la differenenza che non vengono creati archivi annuali, ma un unico archivio contenente i dati di tutti gli anni.

Per il funzionamento della procedura, vedere le note operative dell'archivio protocollo.