Aderendo al progetto e-gov Docarea si è reso necessario integrare l'applicativo protocollo con il sistema di gestione documentale EDMS Hummingbird DM. L'integrazione è stata realizzata utilizzando servizi web (Web Services) realizzati e resi disponibili da Hummigbird. L'integrazione verte sui seguenti elementi:

- i documenti, protocollati e non, che entrano nella gestione del sistema di gestione dei documenti siano archiviati sul repository Hummingbird, che viene quindi assunto come unico archivio corrente/deposito per i documenti in formato elettronico;

- i documenti archiviati sul repository tramite il sistema protocollo siano completi di tutti gli attributi di classificazione che il sistema Hummingbird richiede più quelli concordati nell'ambito del progetto Panta Rei, affinché sia possibile eseguire ricerche anche tramite la/le maschere di ricerca native del sistema Hummingbird;

- il sistema protocollo comunica al sistema Hummingbird tutti i dati necessari affinché le ACL dei singoli documenti nel sistema Hummingbird siano sincronizzate con le ACL dei relativi metadati contenuti nel sistema protocollo.

L'archivio corrente e di deposito sono costituiti da fascicoli, ognuno dei quali contiene tutti i documenti inerenti il medesimo affare. In ogni fascicolo confluiscono sia documenti protocollati, quanto documenti che non necessitano di protocollazione (atti con numerazione propria quali delibere, decreti e determine, piuttosto che documentazione cosiddetta grigia o comunque preparatoria o propedeutica alla formazione di atti). L'utente che naviga all'interno del repository documentale Hummingbird ha l'opportunità di avere una visione completa ed esaustiva di tutti i documenti relativi ad uno specifico affare. La modalità di integrazione tra il modulo di protocollo ed il sistema EDMS di Hummingbird prevede una funzionalità di "emergenza" nel caso in cui il sistema documentale Hummingbird non sia accessibile (in particolare risulta necessario nell'architetura EDMS in cui i repository sono distribuiti geograficamente e si riferiscono ad una library centrale). In particolare per tutte le operazioni in cui si richiede ad Hummingbird un servizio, occorre prevedere, in caso di mancata "connessione" al sistema Hummingbird, la possibilità di registrare tali operazioni in una "zona" temporanea (es. tabella di temporanee, file system locali, etc.) con tutte le informazioni necessarie a ripetere l'operazione ad avvenuto ripristino del sistema Hummingbird. E' infatti lo stesso applicativo protocollo che, utilizzando un'opportuna funzionalità, risincronizzerà le operazioni che non erano andate a buon fine.  Per far ciò è stato utilizzato nel software protocollo il concetto di "coda". Tutti i flussi informativi inviati da parte del software di protocollo al sistema Hummingbird vengono inseriti in una struttura denominata coda, in modo da poter sempre "riprendere" l'invio dei dati qualora non fosse stata eseguita correttamente una precedente transazione.        

Documenti da HB: da protocollare / da fascicolare

Altra potenzialità dell'integrazione con Hummingbird è la funzione che consente di esportare dalla gestione documentale Hummingbird l'elenco dei documenti che si trovino nello stato "da protocollare" e "da fascicolare". Ciò permette al protocollo di provvedere alle relative funzioni di "protocollazione" e "fascicolazione".

Sincronizzazione della pianta organica tra protocollo e HB

Una specifica opzione (Tabelle/Pianta Organica/Produci XML x sincronizzazione ACL) prevede la produzione di un file in formato XML, contenente le variazioni apportate nella struttura organizzativa dell'ente, che verrà preso in carico dal sistema Hummingbird.