ISTRUZIONI PER LA TENUTA DEL PROTOCOLLO

E  DELL'ARCHIVIO PER GLI UFFICI COMUNALI

(Circolare del Ministero dell'Interno n. 17100/2 del 1 marzo 1897)

Art.  1

Ogni atto che previene all'Ufficio, o ne parte, deve essere assegnato ad una categoria d'archivio e registrato nel protocollo.

Art.  2

Gli atti sono classificati, come dall'annessa tabella mod. A, per categorie, le categorie si dividono in classi, le classi in fascicoli.

Le categorie degli atti sono quindici; non si può diminuirne il numero nè variarne la materia. Si possono aggiungere nuove categorie quando occorressero necessità nuove e gli affari relativi non trovassero sede relativa nelle prime quindici nemmeno per analogia.

Art.  3

Le categorie vanno divise in classi, tenendo per norma quelle indicate nella tabella A; il numero delle classi potrà essere quindi maggiore o minore secondo la quantità presumibile degli affari di ciascuna categoria.

Art.  4

Il registro protocollo conforme al mod. B, si apre il primo gennaio e si chiude in fine d'anno.

Art.  5

È regola da osservarsi costantemente nella corrispondenza quella di trattare con una lettera di un affare solo, e mai di diversi affari, per non dare luogo a confusioni.

Art.  6

La protocollazione si esegue  registrando con numero progressivo tutte le carte, le memorie, i provvedimenti, anche di iniziativa dell'Ufficio. La registrazione comprende le notizie richieste dalle intestazioni singole colonne del protocollo. Sopra ogni atto registrato, accanto alla data d'arrivo, si trascrive il numero della registrazione.                                                                

Art.  7

Sopravvenendo nuove carte relative ad un affare od argomento già registrato, il numero viene nel protocollo coordinato al precedente con opportuno richiamo.

Art.  8

Se l'atto da protocollarsi è una mozione d'ufficio, nella colonna del protocollo indicante la provenienza dell'atto, si scrive "d'ufficio".

Art.  9

Tutti gli affari che figurano nel protocollo devono essere riportati nell'indice alfabetico, conforme al mod. C, con le indicazioni proprie ad accertarne la sede.

Art. 10

L'indice alfabetico si rinnova ogni anno come il protocollo.

Art. 11

Per ogni affare si forma un fascicolo, riunendo in ordine di data e di numero gli atti ricevuti e le minute di quelli spediti, le memorie e gli studi che al medesimo si riferiscono.

Negli affari del personale, in quelli cioè nei quali è considerata principalmente la persona, si forma per ogni persona un fascicolo.

Art. 12

Ogni fascicolo ha la coperta di carta forte, conforme al mod. D ed ha, oltre l'indicazione della categoria e della classe, un numero d'ordine che fissa la sua posizione in archivio.

Art. 13

I numeri di protocollo dati alle carte esistenti nel fascicolo sono riportati sulla copertina.

Art. 14

Il numero d'ordine dei fascicoli è dato dall'elenco conforme al mod. E. Questo elenco si va conformando per ogni classe di affari della stessa categoria via via che si apre un fascicolo nuovo; se ebbe precedenti si unisce al fascicolo che li contiene.

La collocazione degli atti nei fascicoli deve farsi in modo che l'atto di data più recente si vegga per primo.                        

Art. 15

Gli atti personali accennati nell'art. 11, quando si riferiscono a più persone e non possono essere divisi, saranno richiamati con dei singoli individui, formando per coloro che già non li avessero, altrettanti fascicoli personali.

Il foglio di richiamo sarà l'unico per ogni fascicolo e vi si annoteranno, uno dopo l'altro, tutti i richiami occorrenti. Sarà collocato al primo posto nel fascicolo stesso in modo che possa, a prima vista, sapersi con quali altri fascicoli abbia relazione.

Art. 16

Se un affare si collega all'altro, i fascicoli non devono riunirsi, ma devesi far constatare del reciproco riferimento nel foglio di richiamo.

Art. 17

Ogni ufficio comunale deve tener distinti due archivi: uno corrente per gli atti iniziati e non compiuti; l'altro per quelli sui quali siasi definitivamente provveduto.

Art. 18

L'archivio corrente e quello di deposito sono formati da tanti scompartimenti e tante caselle, quante ne abbisognano per collocarVi con ordine, per categoria e per classe, i fascicoli degli atti.

Art. 19

Nel gennaio di ciascun anno si levano dall'archivio corrente i fascicoli degli atti computi e si collocano nell'archivio di deposito.

Art. 20

Nessun fascicolo, nessun atto può uscire dagli archivi se non  per richiesta fattane da chi ne abbia facoltà.

Art. 21

Il foglio di richiesta occuperà il posto del fascicolo e dell'atto comunicato sino a che non siano restituiti.

Art. 22

Gli atti d'interesse patrimoniale, ossia i titoli comprovanti la proprietà dei beni comunali, i diritti di credito, di ipoteca, ecc.., del Comune e le carte che contengono informazioni riservate sulle persone devono essere conservati in un armadio chiuso, sotto la responsabilità personale del segretario.