SOLUZIONE MODULARE COMPLETA PER LA GESTIONE PROTOCOLLO DELL'ENTE PUBBLICO

GESTIONE DEL  PROTOCOLLO (NUCLEO MINIMO).

E' prevista la completa gestione degli atti in arrivo ed in partenza secondo le vigenti norme in materia.

Per mezzo della classificazione storicizzata, già predisposta, l'operatore è guidato nella protocollazione degli atti ed è inoltre supportato nella fase di fascicolazione.

E' possibile determinare autonomamente il tipo di dettaglio della maschera di caricamento del protocollo con cui si desidera lavorare.Per utilizzare al meglio i criteri di gestione delle informazioni sono impiegate differenti tabelle tematiche; di particolare interesse è l'utilizzo delle tabelle interlocutori ed oggetti tipo, con cui si possono memorizzare, rispettivamente i dati dei mittenti/destinatari e degli oggetti ricorrenti e la pianta organica storicizzata dall'ente.

Tutte le stampe vengono prodotte in formato Microsoft Word ed OpenOffice.

GESTIONE DOCUMENTALE. Il programma è corredato da un apposito modulo per la gestione documentale, integrato completamente con le funzionalità standard dell'applicativo. Per ogni protocollo è possibile memorizzare un numero illimitato di documenti nei formati elettronici più diffusi sul mercato. All'interno della gestione documentale è presente il modulo di imaging per la gestione ottica che consente di acquisire da scanner ed archiviare copia elettronica dei documenti cartacei.

Attraverso la produzione di etichette adesive di segnatura, con l'aggiunta di un codice a barre, è possibile utilizzare l'acquisizione multipla documenti con assegnazione automatica degli stessi; ciò si realizza tramite riconoscimento ottico automatico di barcode.

FIRMA DIGITALE. Il modulo di firma, anch'esso perfettamente integrato con l'applicazione, consente di apporre le firme ai documenti e di visionare i documenti firmati oltre che verificare la validità dei certificati di firma.

POSTA ELETTRONICA. La procedura gestisce direttamente l'invio e la ricezione di messaggi in posta elettronica avvalendosi di un proprio client di posta. Le e-mail trattate possono riguardare interlocutori esterni, mittenti o destinatari di atti registrati nell'archivio protocollo, oppure interlocutori interni qualora si volessero destinare agli uffici  competenti gli atti di propria pertinenza.

La postazione centrale del protocollo effettuerà l'interazione con la posta elettronica sia in arrivo sia in partenza, mediante l'utilizzo della casella di posta elettronica certificata istituzionale, secondo gli standard dettati dal legislatore.

La procedura è perfettamente compatibile con le modalità di Interoperabilità tra sistemi di protocollo, per permettere la trasmissione e la ricezione/protocollazione automatica di atti destinati a, oppure, provenienti da, altra pubblica amministrazione; per facilitare ciò è realizzata l'integrazione con l' Indice delle Pubbliche Amministrazioni.

I PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI - FLUSSI DOCUMENTALI (WORKFLOW).

Il Workflow Management è predisposto all'automazione ed al controllo dei processi aziendali; attraverso questa modalità è possibile definire un numero illimitato di possibili procedimenti, specificando nel dettaglio l'intero iter teorico della singola pratica.

L'utilizzo di un approccio grafico rende sia la definizione sia la consultazione degli iter teorici molto semplice e piacevole, evidenziando il flusso che le attività dovranno seguire.

In particolare si potrà definire il cammino completo dell'atto specificando per ogni passo la collocazione, l'attività, il responsabile e il tempo teorico dell'attività.

I PUNTI QUALIFICATI IN SINTESI

-Conformità totale alle normative vigenti

-Versione multiutente per un numero illimitato di postazioni

-Protocollazione centralizzata oppure decentrata

-Gestione documentale e modulo di acquisizione da scanner integrati

-Acquisizione multipla documenti con riconoscimento ottico automatico tramite barcode

-Archiviazione di qualsiasi tipo di documento

-Firma elettronica integrata

-Gestione di differenti smart-card prodotte da diversi certificatori

-Gestione posta elettronica integrata con proprio client di posta, per dare attuazione all'interoperabilità tra P.A. (trasmissione / ricezione atti con relativa protocollazione automatica, con invio di messaggi di conferma, di anomalia e di cancellazione)

-Integrazione con l'Indice delle Pubbliche Amministrazioni

-Gestione flussi documentali

-Conservazione dei documenti secondo le norme AIPA

-Sistema di comunicazione interna tra utenti con trasmissione messaggi,documenti e pratiche

-Maschera di utilizzo del protocollo modificabile a seconda della completezza desiderata.

-Possibilità di avere più postazioni di protocollazione operanti contemporaneamente in assoluta autonomia

-Numerazione protocollo generale automatica progressiva per anno

-Numerazione protocollo settoriale automatica progressiva per anno e settore

-Gestione Protocolli interni

-Gestione Protocolli riservati

-Inserimento facilitato

-Pianta organica storicizzabile

-Classificazione Ministeriale storicizzabile

-Consultazioni sottoclassi fornite con l'applicativo

-Fascicolazione

-Numero illimitato di fascicoli per singolo atto

-Numero illimitato di destinatari per singolo atto

-Numero illimitato di uffici interessati per ogni atto

-Collegamento con un numero illimitato di atti precedenti e susseguenti

-Accompagnatoria per ufficio e storia di un atto

-Gestione allegati

-Consultazione e copia atti durante la protocollazione

-Stampe etichette (segnatura e destinazione) e stampa ricevuta atto

-Gestione scadenze corrispondenza

-Ricerche parametriche pluriennali facili e complete

-Ricerche con aggregazione dati per differenti criteri

-Stampa registri , ...

-Statistiche con totalizzazione atti per classificazione e ufficio

-Visualizzare l'iter completo effettuato da ogni documento protocollato

-Gestione log operatori per singolo atto con storico delle variazioni

-Accesso differenziato alla procedura, vincolata da password per singolo utente

-Procedure di sola consultazione / ricerca e di sola protocollazione in partenza

-Gestione e stampa delle Distinte Postali

-Gestione completa di documenti non protocollati

-Stampe modificabili tramite Microsoft Word oppure Sun StartOffice ed OpenOffice

-Gestione completa Decisioni Interne (Protocollo riservato) (registri,ricerche, gestione documenti ... )

-Gestione completa Ordinanze (registri, ricerche, gestione documenti, ... )

-Programma certificato dalla Sovraintendenza dei Beni Archivistici

-Help in linea contestuale