PROTOCOLLO INFORMATICO
Release 24.1.0 (Settembre 2024)
Permessi
Inserita nuova voce "Annullamento Protocollo" che se impostato a NO inibisce la possibilità di Annullare un numero di protocollo all'utente.
Release 22.1.0 (Marzo 2022)
IndicePubblicheAmministrazioni(IPA)
E' stato integrato nel Protocollo Sici la nuova modalità di lettura dati dall'IPA, poichè l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni dal mese di marzo 2022 ha pianificato la dismissione della fruizione dei dati tramite il protocollo LDAP.
Release 21.1.0 (Ottobre 2021)
Varie
Correzioni e migliorie diverse
Release 20.1.0 (Febbraio 2020)
Fatture Attive
Nei parametri generali e' ora possibile impostare la classificazione (categoria e classe) delle Fatture Attive
Accesso Protocollo agli organi d'indirizzo politico
Possibilità di configurare uno o più utenti che possano visionare TUTTI gli atti protocollati senza avere accesso ai dati sensibili (allegati e e-mail)
Varie
Correzioni e migliorie diverse.
Release 18.2.0 (agosto 2018)
Scarico Allegati
Bloccato l’uso della funzione di salvataggio di tutti gli allegati di un protocollo se non si ha almeno uno dei permessi di modifica, caricamento o cancellazione sul protocollo
Stato delle mail inviate
Modificata la logica di determinazione dello stato della mail (colore della spunta sul pulsante email nella maschera di protocollo), aggiungendo lo stato BLU, in caso di presenza di tutte le accettazioni ma mancanza di almeno una consegna, e migliorate le routine in caso di destinatari multipli e per i mittenti delle notifiche di consegna.
E' stato aggiunto pulsante “?”, a fianco del pulsante "email" nella maschera del protocollo, con legenda del significato della spunta di stato dell’email.
Segnatura sui documenti allegati
E' stata aggiunta la possibiiltà di appore la segnatura durante l’inserimento di un documento PDF nel protocollo. La segnatura viene apposta anche ai documenti convertiti in PDF durante l’inserimento. Si attiva con l’apposita opzione nella scheda documenti dei parametri.
Varie
Correzioni e migliorie diverse.
Release 18.1.0 (marzo 2018)
Nuovo Logo APKappa
Modificati il logo e i riferimenti del prodotto alla nuova denominazione sociale APKappa s.r.l.
Stampa della Segnatura sugli Allegati
E' finalmente disponibile la funzionalità di apposizione della Segnatura ad un documento digitale allegato al protocollo (in formato .pdf o .pdf.p7m) mediante l'utilizzo di un nuovo componente software (il precedente presentava problemi su alcuni formati di files .pdf).
Modificando la configurazione presente nei Parametri dell'applicativo (cartelletta Documenti) è ora possibile anche aggiungere le informazioni di ORA e FASCICOLO.
Bottone 'e-mail' sulla maschera del Protocollo
Nelle release precedenti il bottone 'e-mail', presente nella maschera del Protocollo, mostrava una spunta di colore verde se l'Atto Protocollato era collegato ad una PEC inviata o ricevuta. Per sapere lo stato della mail occorreva necessariamente aprire la maschera della posta cliccando sul bottone.
A partire da questa release, per tutti gli atti protocollati in ARRIVO il comportamento rimane uguale (è presente la spunta verde se l'atto è stato ricevuto da PEC);
per gli atti in PARTENZA impostati per la spedizione via e-mail, le colorazioni sono ora le seguenti:
•Arancione = L'atto è stato impostato per essere spedito via PEC ma la spedizione NON è ancora stata effetuata
•Giallo = L'atto è stato fisicamente inviato (ma la PEC non ha ancora ricevuto la notifica di Accettazione)
•Blu = L'atto è stato fisicamente spedito ed ha anche ricevuto la notifica di Accettazione
•Verde = L'atto è stato fisicamente spedito ed ha anche ricevuto la notifica di Consegna (accade solo se anche il destinatario ha un indirizzo PEC)
•Rosso = La mail è stata fisicamente spedita ma ha ricevuto una notifica di Errore (per esempio perchè l'indirizzo è sbagliato oppure perchè la casella del destinatario ha rifiutato il messaggio).
Questo comportamento è retroattivo nel senso che coinvolge anche gli atti inviati prima dell'aggiornamento.
Nuovo bottone 'Cerca Titolario'
Nel bottone 'Cerca', presente nella maschera del Protocollo a fianco dei dati del Titolario, è stata aggiunta la possibiltà di ricercare una parola nelle descrizioni di Categoria e/o Classe mediante uno zoom. Selezionando la riga desiderata i dati di Categoria e Classe vengono riportati sulla maschera principale.
Bottone 'Verifica esistenza Atti'
Il bottone 'Verifica' presente nella maschera del protocollo permette di controllare se esistono già altri atti già protocollati che riportano con gli stessi dati (serve per evitare di protocollare due volte uno stesso documento ricevuto che potrebbe essere stato inviato all'ente con due diverse modalità di spedizione).
In questa versione sono state modificate le ricerche per interlocutore, località ed oggetto in modo che cerchino per 'testo contenuto'. Resta la possibilità, barrando l'apposita casella, di effettuare la ricerca per 'testo esatto' così come era prima della modifica.
Invio Ricevuta di Protocollo
Al salvataggio di un Atto di Protocollo, se la funzionalità è impostata nei Parametri Generali, compare la maschera delle 'Operazioni dopo la Protocollazione' che permette varie operazioni fra le quali la stampa della 'Ricevuta di Protocollo'. In questa release è stata aggiunta la possibiltà, mediante il bottone 'Invia Ricevuta', di creare la ricevuta come al punto precedente e di inviarla automaticamente ad un indirizzo email a piacere (l'invio viene eseguito con la casella di posta istituzionale senza che la mail venga protocollata). La ricevuta creata può anche essere firmata digitalmente utilizzando le funzioni integrate nella procedura.
Protocollazione automatica Fatture Elettroniche
E' ora possibile interrompere, con il tasto 'ESC', l'elaborazione automatica e la relativa protocollazione delle Fatture Elettroniche e delle Notifiche. Dopo aver premuto il tasto ESC la procedura completa comunque l'elaborazione della PEC in esame e chiede una conferma per l’interruzione definitiva del processo. Nell’area di testo saranno mostrate le Fatture elaborate fino a quel momento che, essendo già state protocollate, non possono più essere annullate.
Ricerche Protocollo
Nella maschera di Ricerca del Protocollo è stato aggiunto un nuovo filtro per 'Data di Presa Visione' (si tratta del campo 'Visionato il' presente nel pannello di ricerca).
Release 17.3.0 (settembre 2017)
Maschere ridimensionabili
E' finalmente disponibile la possibilità di modificare la dimensione predefinita delle 'Maschere' del programma. Per farlo è sufficiente impostare la percentuale di ingrandimento desiderata, dopo aver eseguito l'accesso all'applicativo con il proprio codice utente, con i bottoni "+" oppure "-" presenti nella barra degli strumenti. Il bottoncino "=" serve per riportare la situazione al valore di partenza (100%). Ciascun utente potrà effettuare l'impostazione in modo personalizzato sia rispetto agli altri utenti che rispetto ad un PC differente. In questo modo sarà possibile migliorare la visualizzazione soprattutto quando si utilizza un monitor ad alta risoluzione.
Assegnazione Multipla agli Uffici interessati
Nella maschera del 'Protocollo' è presente il bottone 'Uffici' che permette di assegnare un atto ad un qualsiasi nodo della Pianta Organica con il duplice obiettivo di gestire i diritti di accesso al documento e l'invio digitale dell'atto ai soggetti di competenza (Presa Visione). A partire da questa release, se il bottone 'Uffici' viene 'cliccato' tenendo premuto il tasto 'Control' della tastiera (CTRL), compare direttamente la solita maschera di selezione dei nodi dove, a differenza di quanto accade del normale utilizzo, è possibile selezionare più nodi contemporaneamente barrando il 'quadratino' che precede il nome dello stesso. Salvando la selezione i nodi vengono automaticamente aggiunti alla tabella e vengono eseguiti tutti gli automatismi conseguenti (come per esempio il fatto che un nodo di tipo 'Settore' viene 'esploso' con i nodi di tutti i soggetti che hanno diritti di visibilità su quel settore).
Cancellazione ritardata delle PEC dal Server di Posta Elettronica
Generalmente, nella gestione delle caselle di posta elettronica sia certificate che non, viene effettuata la configurazione per cui le mail vengono cancellate dal server di posta dopo che sono state scaricate nel database del Protocollo. Tuttavia in alcune situazioni può esserci la necessità di accedere alla casella (mediante l'interfaccia web fornita dal gestore della casella oppure utilizzando un client di posta come per esempio Outlook) per eseguire ulteriori attività oppure perché la stessa casella è utilizzata da altri soggetti o per altri fini (ad esempio sportello SUAP/SUE); in questo caso la configurazione prevede che dopo lo scarico ad opera del Protocollo i messaggi vengano lasciati nella casella. Con il tempo però questi messaggi tendono a saturare lo spazio disponibile per cui si corre il rischio che la casella risulti 'piena' e ulteriori messaggi in arrivo vengano rifiutati. In sostanza questa configurazione costringe l'utente ad una costante verifica e a periodiche operazioni di 'pulizia' della casella stessa. Per gestire meglio questa situazione è stato inserito un nuovo parametro generale (nella cartelletta' Posta Elettronica') nel quale indicare i giorni di attesa prima della cancellazione. Questo permetterà di conservare i messaggi nella casella lasciando agli altri soggetti che la utilizzano il tempo sufficiente per scaricare i propri messaggi in locale, ma contemporaneamente effettuerà le operazioni di 'pulizia' della casella una volta che questi messaggi saranno diventati ormai obsoleti.
Gestione Digitale delle Stampe (DigiDoc)
Nella maggior parte delle stampe dell'applicativo (come ad esempio il 'Registro Annuale') è stato aggiunto il bottone 'DigiDoc' che permette di creare la stampa in formato digitale, eventualmente firmarla ed inserirla automaticamente nel Gestore Documentale. Quando opportunamente configurato quest'ultimo provvederà automaticamente all'invio in Conservazione a Norma del documento così ottenuto.
Gestione Marca Temporale
Nei diversi punti del programma dove è possibile firmare digitalmente un file, è ora possibile apporre anche la Marcatura Temporale. Inoltre, quando viene ricevuto un atto via Posta Elettronica ed è impostata la gestione dell'Interoperabilità, vengono considerati come firmati anche i documenti marcati temporalmente (che tipicamente hanno estensione TSD).
Release 17.2.0 (maggio 2017)
Gestione del 'Sottofascicolo' e dell'invio tramite e-mail nella tabella 'Tipo Documenti'
Nella tabella 'Tipo Documenti' è stato aggiunto un campo che permette di gestire anche il Sottofascicolo (oltre al Titolario di Classificazione ed al Fascicolo come già avveniva in precedenza); sempre nella stessa tabella è possibile indicare se l'atto deve essere inviato via PEC.
Queste funzionalità permettono, una volta che sono state opportunamente valorizzate, di indicare il Tipo Documento di un protocollo in fase di caricamento ottenendo così la valorizzazione automatica delle proprietà indicate.
Fatture Elettroniche: protocollazione automatica delle sole Notifiche
Nella funzione di protocollazione automatica delle Fatture e Elettroniche è stata aggiunta la possibilità di protocollare solo le Notifiche. Può risultare utile per gli utenti che vogliano protocollare manualmente le singole fatture (indicando per ciascuna il Settore di Competenza e/o altri dati come per esempio la Classificazione) volendo però protocollare automaticamente le Notifiche.
PS: affinche le notifiche possano agganciarsi correttamente alla relativa Fattura (ad esempio la notifica di Decorrenza Termini) occorre che la fattura sia stata protocollata ed elaborata precedentemente; per questo motivo si consiglia di utilizzare questa funzionalità solo dopo aver protocollato manualmente le Fatture Elettroniche ricevute.
Posta in uscita: Oggetto e Testo del messaggio
Nelle maschere per la configurazione del formato dei messaggi di posta elettronica in uscita (presenti nei 'Permessi' dell'applicativo, cartelletta 'Posta Elettronica' bottone <MSG>), sia per i messaggi inviati con la Casella Istituzionale che per quelli di Posta Interna, è stata aggiunta la possibilità di indicare il nome dell'Ente e il numero di protocollo nel Testo del messaggio (prima era possibile aggiungerli solo nell'Oggetto).
Impostando tale proprietà si possono togliere queste informazioni dall'Oggetto facendo si che la mail inviata contenga come prima parte dell'oggetto l'indicazione del primo interlocutore del protocollo (Mittente o Destinatario).
Presa Visione: modifica opzionale della modalità di visualizzazione degli atti
Nei Permessi dell'utente è stata aggiunta la casella di controllo 'Mostra mittente nella TreeView' (relativa alle funzionalità di Presa Visione) che permette di modificare il modo in cui gli atti di protocollo vengono indicati nella maschera dei 'Documenti da Visionare'.
Attualmente i dati presentati sono 'Numero - Oggetto'; impostando questa nuova proprietà verranno visualizzati come 'Mittente - Oggetto - Numero.
Release 17.1.0 (marzo 2017)
Gestione dei Sottofascicoli
Nelle tabelle del Titolario di Classificazione è stato aggiunto un nuovo campo 'Sottofascicolo'.
Ricerche Protocollo
Nella seconda pagina della maschera di ricerca del Protocollo (menù 4.Ricerche->1.Protocollo) è stato aggiunto il check-box 'Atti senza Tipo Documento'.
Utile soprattutto per coloro che desiderano che sia indicato il Tipo di Documento in tutti gli atti protocollati e necessitano di dover trovare quelli dove l'informazione non è stata specificata.
Stampa Ricevuta di avvenuta Protocollazione di una PEC
La stampa indicata, che si ottiene dal bottone presente nell'anagrafica della POSTA, è stata completata aggiungendo la Data di Protocollazione della PEC ricevuta.