La verifica di buon funzionamento del sistema di versamento dei documenti verso la piattaforma di conservazione è un’attività che rimane in capo al “Responsabile della conservazione” nominato dall’Ente.
E’ compito e responsabilità dello stesso “Responsabile della conservazione” vigilare sulla corretta esecuzione delle attività di versamento nel tempo.
Al “Responsabile della conservazione” verranno notificate da parte del “Conservatore”, attraverso la casella di posta elettronica (casella dichiarata dal “Responsabile” stesso all’atto della richiesta del servizio), i risultati della presa in carica dei Pacchetti di versamento.
Il “Responsabile” riceverà quindi con cadenza corrispondente alla frequenza di versamento, una o più mail da parte del “Conservatore” con cui vengono comunicati gli esiti di elaborazione.
Inoltre per favorire il compito del “Responsabile della conservazione”, SK ha realizzato all’interno dell’applicazione documentale GDOC alcune funzionalità appositamente predisposte per la verifica dello stato, sia dei pacchetti di versamento che dei singoli documenti elettronici.
Pannello di GDOC
Attivare il pacchetto GDOC e accedervi con le credenziali:
Utente: 1
Password: sk_ws (o differente propria password se personalizzata)
Attraverso la funzione a menu “Conservazione/Pannello Elaborazioni” si potrà eseguire lo strumento di verifica e controllo degli stati di conservazione dei Pacchetti versati o in corso di versamento.
Già a primo colpo d’occhio, l’utilizzo di pallini colorati richiamano allo stato di elaborazione sul singolo Pacchetto/Lotto:
Cliccando sul singolo rigo si potrà esplodere il relativo contenuto. Già sul rigo del pacchetto/lotto si può visualizzare lo storico di elaborazione (bottone [Log] sulla destra)
Cliccando sul singolo documento del pacchetto e quindi sul bottone [Log doc.] si può visualizzare lo stato dello stesso:
L’utilizzo dei colori nell’identificazione dello stato del pacchetto/lotto aiuterà ad identificare l’eventuale presenza di criticità; qui sotto la legenda dei colori:
Il “Responsabile della conservazione” rilevata una situazione d’errore, o perché ha ricevuto una mail dal “Conservatore” che evidenzia la presenza di problemi oppure perché ha lui stesso verificato errori nei pacchetti (pallino rosso 
) contatterà il servizio di assistenza di Studio K che assieme al “Responsabile” si farà carico della verifica e della risoluzione del problema.
Ambiente Docfly
Il “Responsabile della conservazione” potrà inoltre accedere al pannello Web della conservazione, per verificarne il contenuto.
Per far ciò è sufficiente accreditarsi alla pagina “www.docfly.it” con le credenziali rilasciate dal “Conservatore” e già trasmesse al “Responsabile della conservazione” a mezzo mail.
Da qui si può rilevare quanto già conservato:
Cliccando nella colonna “Ragione sociale” sul nome dell’ente (nell’esempio sopra “STUDIO K S.r.l.”) si accede all’elencazione dei pacchetti presenti in archivio: