L'art.53 comma 5 del DPR 445/2000 prevede che non vengano effettuate registrazioni nel protocollo generale per "tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione".

Allo scopo di completare la gestione di tutti i documenti riguardanti l'Ente, abbiamo introdotto la gestione integrale di tutti i Registri Particolari (gestione, ricerche e stampa registro).

E' quindi possibile gestire in modo integrato tutti i registri presenti nell'Ente, non necessariamente facenti capo all'ufficio segreteria.  La possibilità parametrica di definire arbitrariamente la tipologia dei registri particolari, rende lo strumento assai flessibile, potendo dare così riscontro alle innumerevoli e variegate necessità di ogni singolo Ente.  Alcuni esempi di registri sono: delibere, determinazioni, ordinanze, pubblicazioni, fatture, rilievi di incidenti, atti riservati relativi a Procura e Tribunale, contravvenzioni, certificazioni ISEE, contratti, autorizzazioni commercio, dia, permesso a costruire, etc..   Innanzitutto è necessario impostare nelle tabelle le tipologie dei registri particolari (Registri particolari/Tabelle/Tipi registri), in quanto tutte le funzioni di gestione, ricerca e stampa avvengono per tipologia di registro. Nei permessi utente è necessario definire i livelli di accesso dei registri particolari tramite l'apposito bottone ; assegnare quindi all'utente il tipo di registro su cui può operare e i tipi di operazioni che può effettuare. Nel caso in cui l'utente possa operare su tutti i registri particolari selezionare "Seleziona tutti" al fine di avere l'abilitazione  completa.

La definizione parametrica dei criteri di utilizzo dei registri particolari avviene per singolo utente, permettendone così l'uso discriminato.  La gestione dei registri particolari prevede l'utilizzo di alcuni archivi correlati, in modo del tutto identico a quanto già previsto per la gestione del registro di protocollo generale. In particolare sono presenti le seguenti gestioni:

- Uffici interessati

- Documenti elettronici (allegati)

- Operatori

- Informazioni aggiuntive