Modalità completamente integrata.
Il protocollo gestisce direttamente al suo interno l'invio e la ricezione di messaggi in posta elettronica.
Le e-mail trattate possono riguardare interlocutori esterni, mittenti o destinatari di atti registrati nell'archivio protocollo, oppure interlocutori interni qualora si volessero destinare agli uffici competenti gli atti di propria pertinenza.
La postazione centrale del protocollo effettuerà l'interazione con la posta elettronica sia in arrivo sia in partenza, mediante l'utilizzo della casella di posta elettronica istituzionale, secondo gli standard dettati dal legislatore (protocollo SMTP, formato MIME).
Un messaggio protocollato, creato ed inviato da un'Area Organizzativa Omogenea di un'Amministrazione mittente è una struttura composita, che aggrega diverse parti: un documento informatico primario, un numero qualsiasi di documenti informatici allegati e una segnatura informatica (codificata in formato XML).
Il processo di trasmissione di un messaggio di posta elettronica tra due AOO si svolge secondo il seguente schema di base:
| a) | presso il sistema informatico mittente viene formato un messaggio di posta elettronica. Se destinato ad altra amministrazione, esso includerà almeno un documento firmato digitalmente, corrispondente al documento primario; |
| b) | il sistema di protocollo mittente effettua la verifica amministrativa sulle sottoscrizioni presenti nei documenti trasmessi. La protocollazione in uscita viene effettuata solo se tale verifica ha esito positivo; |
| c) | il messaggio viene protocollato in uscita ed in esso viene inclusa la segnatura informatica; |
| d) | il messaggio protocollato viene trasmesso dal sistema informatico mittente al sistema di posta elettronica; |
| e) | il sistema di posta elettronica trasmette il messaggio protocollato al sistema informatico ricevente; |
| f) | il messaggio viene protocollato in ingresso dal sistema informatico ricevente. La registrazione viene effettuata utilizzando le informazioni provenienti dalla AOO mittente contenute nella segnatura informatica. Qualora richiesto dalla AOO mittente il sistema informatico ricevente crea e invia un messaggio di conferma di ricezione; |
| g) | nel caso in cui il sistema rilevi delle anomalie nel messaggio ricevuto, esso genera ed invia un messaggio di notifica di eccezione, contenente la descrizione delle anomalie riscontrate; |
| h) | i documenti informatici contenuti nel messaggio vengono avviati al trattamento presso le unità organizzative o presso gli uffici utenti della AOO ricevente; |
| i) | determinati eventi riguardanti il trattamento presso la AOO ricevente possono essere accompagnati da un messaggio di aggiornamento, generato automaticamente dal sistema informatico ricevente, qualora ciò sia richiesto dalla AOO mittente; |
| j) | l'eventuale annullamento, a posteriori, della protocollazione viene seguito da un messaggio di comunicazione dell'annullamento stesso alla AOO mittente, il quale viene generato automaticamente dal sistema informatico ricevente. |