Gestione servizio economato

Il servizio economato permette di gestire gli incassi e i pagamenti da parte dell'economo. Essendo completamente integrato nella procedura di contabilità finanziaria, ne condivide alcuni archivi, in particolare risorse ed interventi (con i relativi capitoli), impegni, debitori, creditori, fatture attive e passive.

Tramite il modulo di gestione del servizio economato è possibile riscuotere/pagare direttamente delle fatture, gestire la rendicontazione periodica e da questa creare automaticamente i relativi mandati e reversali.

Campi esistenti sulle maschere delle operazioni giornaliere collegati al modulo economato

Archivi Fatture Attive e Fatture Passive (menu 1.5.2.1 e 1.6.3.1): campi Riscossione tramite, Pagamento tramite, per indicare se le fatture vengono riscosse/pagate tramite Finanziaria o Economato.

Archivio impegni: campo Iniziativa speciale (menu 1.6.2.1, nel bottone Importi).

Totali Entrata e Totali Uscita (menu 1.5.7. e 1.6.8) : si tiene conto dei buoni emessi a riscossione/pagamento di fatture nei campi: Totale Riscosso, Totale Pagato relativi alle fatture.

Punti di Menu 1.5.4.7.1 Creaz. Automatica Rev. per l'economo e 1.5.4.7.2 Creaz. Manuale Rev. per l'economo.

Punti di Menu 1.6.5.7.1 Creaz. Automatica Mand. per l'economo e 1.6.5.7.2 Creaz. Manuale Mand. per l'economo.

TABELLA PERMESSI (MENU 8.5.6)

In questa tabella è possibile indicare, per ogni utente della Contabilità, se esso è addetto alla Ragioneria, all'Economato o ad entrambe. In base alle informazioni qui riportate, verranno controllati i permessi di accesso alle operazioni di Economato e Ragioneria.

Per maggiori dettagli sul funzionamento della tabella permessi ci si riferisca alla specifica sezione Gestione dei permessi operativi

Di default ogni utente risulta disabilitato alla gestione dell'Economato.

TABELLE SPECIFICHE DELL'ECONOMATO (menu 5.7)

1. TABELLA DATI GENERALI

Questa tabella contiene diverse informazioni per poter personalizzare l'utilizzo della procedura.

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Bolli: i campi indicano l'Intervento/Capitolo relativo ai Bolli: tali dati vengono utilizzati nella stampa del rendiconto alla Ragioneria.

Budget : è il budget che l'economo ha annualmente a disposizione

Creditore dell'economo: è il codice con cui l'economo è inserito come creditore nella procedura di contabilità

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Firme buoni di incasso: firme che compariranno in calce alla stampa dei buoni di incasso. Non sono obbligatorie e se ne possono inserire anche meno di tre.

Firme buoni di pagamento: firme  che  compariranno  in  calce alla stampa dei  buoni di

pagamento. Non sono obbligatorie e se ne possono inserire anche meno di tre.

Firme rendiconti incassi: firme che compariranno in calce alle stampe di rendiconto degli incassi. Non sono obbligatorie e se ne possono inserire anche meno di tre.

Firme rendiconti pagamenti: firme che compariranno in calce alle stampe di rendiconto dei pagamenti. Non sono obbligatorie e se ne possono inserire anche meno di tre.

Numero di copie buoni di incasso/pagamento: è il valore del numero di copie  proposto nelle  maschere di selezione delle stampe dei buoni, stampe che possono prevedere più di una copia

2. INIZIATIVE SPECIALI

In fase di delibera o determina, è possibile che vengano assegnati all'economo dei fondi da gestirsi per iniziative speciali (attività specificatamente deliberate). In questo caso sarà l'economo ad occuparsi delle riscossioni e/o dei pagamenti connessi a tale iniziativa, emettendo i buoni necessari.

Attraverso il punto di menu 5.7.2.1 è possibile inserire i dati descrittivi delle iniziative speciali, e quelli riguardanti l'atto con cui sono state deliberate. Il punto di menu 5.7.2.2 produce invece un elenco di iniziative speciali, ordinabile, a  discrezione dell'operatore, per codice o organo deliberante.

3. CAUSALI

AI punti di menu 1 e 2 si inseriscono le causali di emissione dei buoni, rispettivamente per entrata ed uscita.

4. DIPENDENTI

Questa  tabella  contiene  i nominativi di alcuni dipendenti, con relativa qualifica e mansione e viene utilizzata per la memorizzazione di anticipi di somme

MOVIMENTI DI CASSA

ARCHIVIO BUONI DI INCASSO (menu 5.1.1)

Tramite questo punto è possibile memorizzare e stampare i buoni di incasso che vengono contraddistinti con un codice progressivo.

Un buono di incasso può essere utilizzato per riscuotere delle fatture memorizzate nell'archivio Fatture Attive della contabilità (menu 1.5.2.1). Su tali fatture deve essere indicato che la riscossione deve avvenite tramite economato (il campo Riscossione tramite deve essere valorizzato a Economato).

Nel gruppo RIFERIMENTI ALLA FATTURA vanno indicati il creditore e, opzionalmente, la fattura che si vuole riscuotere. Posizionandosi sul campo Codice è possibile attivare uno zoom che permette di visualizzare tutte le fatture del debitore inserito che possano essere riscosse tramite economato.

Nel gruppo DESCRIZIONE vanno inserita la causale di emissione del buono e il motivo di emissione.

L'importo dei buoni va inserito attraverso il bottone <Dettagli> e il totale così costruito viene riportato nel campo Totale sulla maschera principale.

I RIFERIMENTI ALLA CONTABILITA' da inserirsi sono la risorsa, il capitolo, l'anno e l'iniziativa speciale. E' possibile richiamare il capitolo  di entrata anche attraverso il numero identificativo (N. Id.). Posizionandosi sul campo Risorsa e premendo F9 si attiva uno Zoom sull'archivio delle risorse, e così pure per il campo Capitolo (che mostra solo i capitoli della risorsa inserita). E' attivo anche lo zoom sull'archivio delle iniziative speciali dal relativo campo.

Il campo Totale riscossioni riporta il totale dei buoni di incasso già memorizzati quella su risorsa/capitolo/anno/iniziativa speciale.

E' possibile annullare un buono emesso portandosi nella seconda pagina dell'archivio e marcando con una X il check-box Annullato". In questo caso gli importi relativi al buono non vengono considerati nelle totalizzazioni eseguite nelle diverse stampe.

Da sottolineare l'importanza dei campi:

Stampato (S/N)

Da rendicontare (S/N)

Rendicontato (S/N)

Versato (S/N)

che possono assumere valore 'S' (Si)  o 'N' (No).

Il campo Stampato viene inizializzato a No  in fase di caricamento del buono. Esso viene automaticamente portato a Si dopo aver eseguito la prima stampa del buono stesso.

Il campo Da Rendicontare deve essere valorizzato a  Si se si desidera che il buono venga inserito nei rendiconti.

Il campo Rendicontato viene aggiornato a Si quando il buono viene incluso in un rendiconto; il campo Versato indica se l'importo del buono è già stato versato alla ragioneria: anch'esso viene aggiornato a Si con la gestione del rendiconto.

Il bottone <Conferma  + Stampa> esegue senza bisogno di ulteriori operazioni la conferma del buono (analogamente alla pressione di F10) e di seguito lancia la stampa. Tale bottone è attivo unicamente durante le operazioni di caricamento (F4). Premendo F2, dopo aver richiamato un buono, è possibile  eseguirne immediatamente la stampa (o la ristampa) nel numero di copie desiderato.

ARCHIVIO BUONI DI PAGAMENTO (menu 5.2.1)

Tramite questo punto è possibile memorizzare e stampare i buoni di pagamento che vengono contraddistinti con un codice progressivo.

Un buono di pagamento può essere utilizzato per riscuotere delle fatture memorizzate nell'archivio Fatture Passive della contabilità (menu 1.6.3.1). Su tali fatture deve essere indicato il pagamento deve avvenite tramite economato (il campo Pagamento tramite deve essere valorizzato a Economato).

Il campo Pren. Serve per prenotare una somma che l'economo pagherà e stampare il relativo mandato di anticipazione. Per ulteriori ragguagli si faccia riferimento alla sezione successiva, Mandati di anticipazione.

Nel gruppo RIFERIMENTI ALLA FATTURA vanno indicati il creditore e, opzionalmente, la fattura che si vuole pagare. Posizionandosi sul campo Codice è possibile attivare uno zoom che permette di visualizzare tutte le fatture del creditore inserito che possano essere riscosse tramite economato.

Nel gruppo DESCRIZIONE vanno inserita la causale di emissione del buono e il motivo di emissione.

L'importo del buono va inserito nel campo Importo, al quale sarà  sottratto il totale delle ritenute effettuate. Le ritenute si inseriscono  premendo  il  bottone  omonimo.

L'importo netto del pagamento  viene riportato sulla maschera principale nel gruppo TOTALI BUONO, alla voce Netto.

I riferimenti alla contabilitA' da inserirsi sono l'intervento, il capitolo, l'anno, l'impegno e l'iniziativa speciale (qualora essa sia stata indicata sull'impegno richiamato). E' possibile richiamare il capitolo  di uscita anche attraverso il numero identificativo (Numero Id.).

Posizionandosi sul campo Intervento e premendo F9 si attiva uno Zoom sull'archivio degli interventi, e così pure per il campo capitolo (che mostra solo i capitoli dell'intervento inserito).

Il bottone ricerca permette di visualizzare gli impegni cui è possibile collegare i buoni, e cioè quelli che hanno l'economo come creditore.

Esistono dei controlli di sulla disponibilità dell'impegno (campo Differ.) per cui non è possibile emettere buoni che superino tale disponibilità.

E' possibile annullare un buono emesso portandosi  nella seconda pagina dell'archivio e marcando con una X il check-box  "Annullato". In questo caso gli importi relativi al buono non vengono considerati nelle totalizzazioni eseguite nelle diverse stampe e nei controlli degli sfondamenti di cassa.

Da sottolineare l'importanza dei campi

Stampato (S/N)

Da rendicontare (S/N)

Rendicontato (S/N)

Rimborsato (S/N)

che possono assumere valore 'S' (Si)  o 'N' (No).

Il campo Stampato viene inizializzato a No in fase di caricamento del buono. Esso viene automaticamente portato a Si dopo aver eseguito la prima stampa del buono stesso.

Il campo Da Rendicontare deve essere valorizzato a  Si se si desidera che il buono venga inserito nei rendiconti.

Il campo Rendicontato viene aggiornato a Si quando il buono viene incluso in un rendiconto; il campo Rimborsato indica se l'importo del buono è già stato rimborsato dalla ragioneria: anch'esso viene aggiornato a Si con la gestione del rendiconto.

Il bottone <Conferma  + Stampa> esegue senza bisogno di ulteriori operazioni la conferma del buono (analogamente alla pressione di F10) e di seguito lancia la stampa. Tale bottone è attivo unicamente durante le operazioni di caricamento (F4). Premendo F2 dopo aver richiamato un buono, è possibile eseguirne immediatamente la stampa (o la ristampa) nel numero di copie desiderato.

Il campo Disponibilità di cassa viene sempre calcolato sottraendo al budget complessivo dell'economo (indicato in tabella dati generali menu 5.7.1) il totale dei buoni di pagamento emessi.

Mandato dell'economo

Allo scopo di stampare i mandati dell'economo, cioè la dichiarazione della facoltà dell'economo di pagare una determinata somma e dell'avvenuto impegno di tale somma, affidata all'economo da parte del responsabile di servizio, vengono gestiti i buoni Prenotati. Per ottenere la stampa del mandato dell'economo è necessario caratterizzare il buono come prenotato (campo Pren = "S").

Di fatto i buoni prenotati non corrispondono a veri e propri pagamenti; affinché vengano poi trattati come tali e seguano il normale iter di rendicontazione è necessario impostarli come non prenotati (campo Pren. ="N") e inserire "S" nel campo "Da rendicontare". Tuttavia, nella fase di memorizzazione di un buono prenotato, viene eseguito il normale controllo sulla disponibilità di cassa.

ALTRI MOVIMENTI DI CASSA (MENU 5.3)

1. Entrate

In questo archivio si devono memorizzare le entrate della cassa economale che non avvengano attraverso l'emissione di buoni di incasso e, in particolare, le Restituzioni anticipi al personale (da parte di dipendenti che hanno ricevuto degli anticipi di somme all'economo).

Tramite le procedure di stampa dei rendiconti vengono poi memorizzati in tale archivio, previa conferma, i Rimborsi fondi, cioè gli importi dei buoni di pagamento compresi in un certo rendiconto che vengono rimborsati dalla Ragioneria. Su queste memorizzazioni si basa la creazione automatica dei mandati a storico (menu 1.6.5.7.1. e menu 1.6.5.7.2).

2.Uscite

In questo archivio si possono memorizzare uscite della cassa economale che non avvengano attraverso l'emissione di buoni di pagamento e, in particolare, gli Anticipi al personale (da parte dell'economo a dipendenti).

Tramite le procedure di stampa dei rendiconti vengono poi memorizzati in tale archivio, previa conferma, i Rimborsi fondi, cioè gli importi dei buoni di incasso che l'economo versa alla Ragioneria. Su queste memorizzazioni si basa la creazione automatica delle reversali a storico (menu 1.5.4.7.1 e menu 1.5.4.7.2).

Dai punti di menu 3. e 4.  e possibile ottenere l'elenco dei movimenti di cassa memorizzati negli archivi ai punti 1 e 2.

GESTIONE DEI RENDICONTI (menu 5.1.2 e 5.2.2)

Si farà di seguito riferimento sia alla rendicontazione degli incassi che a quella dei pagamenti, essendo identico il meccanismo di gestione.

I punti di menu' che eseguono i rendiconti si suddividono in due parti:

1.Stampa rendiconto

2.Gestione rendiconto

Il primo punto produce l'elenco di tutti i buoni da rendicontare (buoni emessi col campo Da Rendicontare='S' che non siano già stati rendicontati) nel periodo specificato dall'operatore attraverso i campi "Da data", "A data". E' obbligatorio riempire il campo Descrizione, in quanto il suo contenuto verrà utilizzato come intestazione della stampa di rendiconto. Il contenuto del campo Data sarà invece memorizzato come data di esecuzione del rendiconto e nell'eventuale creazione degli ordinativi. Si può procedere ad una stampa di prova (stampa definitiva = 'N') o alla stampa definitiva (stampa definitiva  = 'S'): in questo caso tutti i buoni inclusi nella stampa del rendiconto corrente non verranno inseriti nei successivi. Al termine della stampa definitiva viene segnalato il progressivo con cui il rendiconto è memorizzato.

La stampa del rendiconto si divide in due parti, nel caso vi siano Iniziative Speciali:

- nella prima parte i Buoni da rendicontare, non legati ad alcuna Iniziativa  Speciale, vengono stampati ordinati per Capitolo

- nella seconda parte, i soli Buoni legati ad Inziative Speciali, vengono rendicontati in ordine di delibera e, al suo interno, di capitolo.

A parte viene indicato l'importo complessivo dei Bolli.

Se, al termine della stampa, alla domanda "Calcolare le registrazioni nell'archivio Altri movimenti di cassa ?" si risponde in modo affermativo, in tale archivio (uscite per i rendiconti incassi, entrate per i rendiconti pagamenti) vengono memorizzate le informazioni necessarie (e consultabili) per creare automaticamente le reversali/i mandati a storico. (menu 1.5.4.7 e menu 1.6.5.7).

Nel punto di menu Gestione rendiconti, attraverso il bottone Dettaglio, è possibile scorrere tutti i buoni inclusi in un certo rendiconto, procedura necessaria per poter modificare su ciascuno di essi il campo che indica che il buono è stato Versato/Rimborsato dalla ragioneria.

Tale campo viene, come  indicato in precedenza, aggiornato a Si dalla stampa del rendiconto e può essere qui modificato qualora un determinato Buono venisse 'contestato' dalla Ragioneria che di conseguenza non lo versa/rimborsa. In questo caso è possibile rigenerare le registrazioni in "Altri movimenti di cassa" affinchè gli importi delle reversali e dei mandati emessi dalla Ragioneria risultino corretti (bottone Ricalcola).

Lo stesso punto di menu permette di ristampare i rendiconti memorizzati (bottone Ristampa), richiamandoli attraverso il progressivo assegnato in fase di stampa definitiva.

CREAZIONE REVERSALI DI VERSAMENTO FONDI ALLA RAGIONERIA

Dopo aver eseguito un rendiconto è necessario che l'economo versi i fondi incassati alla ragioneria. I punti di Menu Creaz. Automatica Rev. per l'economo (menu 1.5.4.7.1) e  Creaz. Manuale Rev. per l'economo (menu 1.5.4.7.2) permettono di creare automaticamente, e direttamente a storico, le relative reversali.

CREAZIONE MANDATI DI RIMBORSO FONDI ALL'ECONOMO

Dopo aver eseguito un rendiconto è necessario che la ragioneria reintegri il fondo economale per un importo pari alle somme pagate. I punti di Menu 1.6.5.7.1 Creaz. Automatica Mand. per l'economo e 1.6.5.7.2 Creaz. Manuale Mand. per l'economo permettono di creare automaticamente e direttamente a storico i relativi mandati.

STAMPE DI RIEPILOGO

GIORNALE DI CASSA (menu 5.4)

La procedura stampa l'elenco dei buoni di incasso e di pagamento emessi in un certo periodo a scelta dell'operatore, periodo selezionabile attraverso i campi "Da data" a "A data". Attivando con la X il check-box "Nessuna iniziativa" vengono stampati solo i buoni che non si riferiscono ad iniziative speciali; se tale check-box viene disattivato sono invece stampati i buoni emessi sulle iniziative indicate nell'intervallo "Da iniziativa" "A iniziativa".

Vengono inoltre stampati gli altri movimenti di cassa compresi nel periodo selezionato.

Per stampare tutti i buoni emessi nel periodo selezionato, è necessario togliere la X e non indicare l'intervallo delle iniziative. La stampa riporta inoltre il totale dei buoni emessi nel periodo antecedente la prima data indicata.

Il giornale di cassa ignora i buoni prenotati.

RIEPILOGO GENERALE (menu 5.5)

Tale stampa permette di conoscere la situazione  della cassa economale. Dopo la richiesta di inserimento del saldo sul conto corrente eventualmente utilizzato dall'economo, la stampa riporta i totali dei buoni di incasso e di pagamento, il totale dei buoni rimborsati e versati e i totali degli altri movimenti di cassa.

Il riepilogo generale ignora i buoni prenotati.

STAMPE VARIE

STAMPE BUONI DI INCASSO (menu 5.1.3)

1.STAMPA BUONI

La procedura permette la stampa di buoni non ancora stampati ( campo Stampato = "N" ), selezionandoli per codice. La stampa si può eseguire nel numero di copie desiderato e da questo stesso punto di menu è possibile una eventuale ristampa di buoni già stampati (campo Stampato = "S").

2.ELENCO GENERALE BUONI

La procedura permette di estrapolare dall'archivio dei buoni di incasso un elenco di buoni selezionati secondo parametri desiderati dall'operatore. Tali buoni possono essere stampati in ordine di risorsa, iniziativa speciale o debitore.

3.ELENCO BUONI PER RISORSA

La procedura permette la stampa dell'elenco dei buoni emessi su risorse a scelta dell'operatore.

Tale stampa riporta solo i buoni che non siano stati emessi su una iniziativa speciale.

4.ELENCO BUONI PER INIZIATIVA

La procedura permette la stampa dell'elenco dei buoni emessi su iniziative speciali a scelta dell'operatore.

STAMPE BUONI DI PAGAMENTO (menu 5.2.3)

1.STAMPA BUONI

La procedura permette la stampa dei buoni non ancora stampati ( campo Stampato =  "N" ), selezionandoli per codice. La stampa si può eseguire nel numero di copie desiderato e da questo stesso punto di menu è possibile una eventuale ristampa di buoni già stampati (campo Stampato = "S"). E' possibile, opzionalmente, inserire nella stampa i buoni prenotati; per tali buoni verranno stampati i relativi mandati di anticipazione.

2.ELENCO GENERALE BUONI

La procedura permette di estrapolare  dall'archivio dei buoni di pagamento un elenco di buoni selezionati secondo parametri desiderati dall'operatore. Tali buoni possono essere stampati in ordine di intervento, iniziativa speciale o creditore.

3.ELENCO BUONI PER INTERVENTO

La procedura permette la stampa dell'elenco dei buoni emessi su interventi a scelta dell'operatore.

Tale stampa riporta solo i buoni che non siano stati emessi su una iniziativa speciale.

4.ELENCO BUONI PER INIZIATIVA

La procedura permette la stampa dell'elenco dei buoni emessi su iniziative speciali a scelta dell'operatore.