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Acquisizione documenti da scanner |
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Oltre alla possibilità di acquisire – direttamente in fase di procollazione - l'immagine di un documento allegato, l'applicativo prevede anche:
| 1. | la possibilità di acquisire documenti allegati, precedentemente protocollati, tramite la lettura di codici a barre |
| 2. | la possibilità di procedere ad acquisizioni "massicce" di documenti e procedere in seguito alla loro assegnazione ai vari protocolli in essere. |
Acquisizione automatiche tramite codice a barre
L'acquisizione tramite codici a barre velocizza enormemente la protocollazione in quanto l'operatore, anziché procedere alla scansione di ogni singolo documento allegato durante la protocollazione, può stampare (con apposita stampante termica) etichette identificative dei documenti; queste ultime sono da apporre sulla prima pagina di ogni allegato.
Le etichette riportano sia un codice a barre sia (in chiaro) il numero e l'anno di protocollo e la denominazione del Comune.
Terminata la fase di protocollazione vera e propria, consistente nell'inserimento dei dati relativi agli atti, l'operatore potrà procedere ad effettuare una scansione "in blocco" di tutti i documenti allegati ed etichettati.
La procedura (grazie alla lettura delle etichette) provvederà alle corrette associazioni allegato/atto.
La maschera di acquisizione tramite codici a barre è la seguente:
L'operatore dovrà semplicemente predisporre i documenti nello scanner e premere il pulsante di "Inizia la scansione".
Al termine della scansione di tutti i documenti, verrà visualizzato un elenco di tutti i protocolli a cui è stato attribuito un documento.
Acquisizioni "manuali" con successiva assegnazione
Un'altra possibilità consentita dall'applicativo è quella di procedere a massicce scansioni di documenti (ad esempio in momenti di inattività) e consentire in seguito l'associazione di questi ultimi agli atti protocollati.
Tramite una prima maschera (Menu "Per successiva assegnazione manuale"):
l'operatore può procedere (anche intervallando questa attività con altro) ad acquisire gruppi di documenti; le immagini ottenute dalle scansioni vengono tenute "a disposizione" a tempo indefinito.
Quando l'operatore avrà effettuato la protocollazione degli atti cui i documenti si riferiscono, potrà accedere all'archivio delle scansioni (immagini) per effettuare un'operazione di "associazione manuale" (così come avviene nel sistema di acquisizione tramite codici a barre, che è però "automatica") tra le scansioni effettuate e gli atti protocollati (Menu "Assegnazione Documenti acquisiti" o bottone 
dall'archivio protocollo):
Selezionando, ad esempio, la prima immagine proposta e premendo il tasto 
, la procedura richiederà l'inserimento del numero di protocollo cui l'immagine del documento va associata:
Possono essere selezionate anche più immagini contemporaneamente (Tramite pressione del tasto CTRL durante le selezioni) per consentire la creazione di allegati multipagina.