Variazione, Annullo e Sostituzione di ordinativi

Variazione ordinativi

L’operazione di VARIAZIONE permette di variare i dati di un documento già conferito alla Banca Tesoriera e si applica all’intero ordinativo. Per potere assegnare lo stato di ‘Variazione’ ad un ordinativo occorre andare all’interno dell’ordinativo ed assegnare agli ordinativi lo stato di Variazione nel campo ‘Invio in Tesoreria’.

A questo punto occorre andare in Archivio flussi Ordinativi e digitare il pulsante ‘Crea Nuovo Flusso’ e impostare il campo ‘Tipo Operazione Opi’ con il valore ‘Variazione e negli estremi dell’elenco ordinativi, occorrerà digitare gli estremi degli ordinativi da variare o andare a selezionare gli ordinativi con il pulsante Seleziona.

Ricordiamo che l’operazione VARIAZIONE permette di variare i dati indicati in Tabella 1, relativi ad un documento già conferito alla Banca Tesoriera, il cui stato sia compatibile con l'operazione in esame e che sia conforme alle seguenti regole:

1.Il documento con il quale si richiede la variazione deve essere completo in tutte le sue parti, anche delle parti che non sono variate. Ad esempio: se un documento ha più sub e deve essere variato il codice SIOPE di un sub specifico, nel flusso deve essere presente il documento completo, comprensivo anche dei sub che non subiscono variazioni.

2.Nel caso di variazione di un documento non ancora in stato di “ESEGUITO”, l’operazione di variazione può essere fatta su tutte le informazioni del documento. In particolare, l’ordinativo può essere sostituito completamente con uno nuovo che ha la stessa numerazione, ma che può avere informazioni e importi differenti. Se l’operazione di variazione va a buon fine, il documento originale oggetto di variazione passerà nello stato "VARIATO”.

3.Nel caso di variazione di un documento in stato di “ESEGUITO”, l’operazione di variazione può essere effettuata solo sulle informazioni che non invalidano la bolletta/quietanza già emessa (possono essere modificati solo gli elementi non essenziali ai fini della validità e della regolarità dell’operazione di tesoreria e/o di cassa già eseguita e della quietanza).

In particolare:

•sarà possibile variare i codici della struttura “bilancio” e della struttura “classificazione” (ad esempio le codifiche SIOPE) presenti nel dettaglio degli ordinativi;

•l’operazione di variazione verrà rifiutata se si tenta di variare l’importo totale del documento, l’importo di un beneficiario/versante, l’anagrafica, il codice fiscale/partita iva o la causale dell’ordinativo. Per i mandati anche l’anagrafica del delegato e il codice fiscale del delegato sono informazioni non modificabili.

•deve essere rispettata la numerazione progressiva originaria dei sub.

4.Nel caso in cui la variazione di un documento comporta, da parte dell’ente, l’emissione di un nuovo documento con numerazione differente è necessario effettuare un’operazione di ANNULLO sul documento errato (nel caso sia ESEGUITO l’ente deve inviare una richiesta di storno contabile, lettera o email) e una di INSERIMENTO del nuovo documento corretto che sostituisce il precedente. Nel caso in cui la variazione di un documento comporti da parte dell’Ente l’emissione di uno o più documenti con numerazione differente, si rimanda all'operazione di “SOSTITUZIONE”. In questo ultimo caso è necessario tenere in considerazione il fatto che questa operazione di annullo e nuovo inserimento va ad alterare i totali del sistema SIOPE già consolidati, per questo motivo l’operazione più corretta è la SOSTITUZIONE che affronteremo al punto 2.3.

1.1.1.Variazione di ordinativi già regolarizzati

L’operazione di variazione di un ordinativo a regolarizzazione di sospesi, già “REGOLARIZZATO”, può essere richiesta con il tipo operazione valorizzato con “VARIAZIONE” (con la possibilità di variare tutti gli elementi, anche quelli essenziali: importo, anagrafica, codice fiscale, sospesi associati, ecc.) e produce due effetti:

1.l’annullo della regolarizzazione che ripristina i sospesi e gli ordinativi, segnalando nel giornale di cassa e nelle ricevute applicative i relativi messaggi. Gli ordinativi tornerebbero nello stato ACQUISITO per poi essere variati contestualmente al punto 2.

2.La variazione degli ordinativi segnalando nel giornale di cassa e nelle ricevute applicative i relativi messaggi di VARIAZIONE.

NOTA BENE

La variazione di un ordinativo non in stato di “ESEGUITO” continua a produrre la sola variazione dello stesso, mentre le richieste di variazione di ordinativi nello stato di “ESEGUITO - PAGATO” o “ESEGUITO - RISCOSSO” (quindi non a regolarizzazione dei sospesi) continueranno ad essere rifiutate nel caso in cui vengano variati i dati essenziali della quietanza, come descritto al punto 3.

Le variazioni e gli annulli su ordinativi a regolarizzazione vengono comunque già effettuate dalla Banca Tesoriera, intervenendo in modo manuale ed in via preventiva allo storno dell’operazione di regolarizzata.

La modifica proposta rende automatico questo processo, senza per altro intervenire sugli schemi e sull’operatività dell’ente.

Annullamento ordinativi

L’operazione di ANNULLO permette di annullare un OPI non eseguito dalla Banca Tesoriera (pertanto, nel caso in cui l’OPI originario sia già nello stato di “ESEGUITO - Pagato” o “ESEGUITO - Riscosso”, l’OPI di annullo viene rifiutato) e si applica all’intero ordinativo.

Nel programma di Finanziaria occorre, prima di inviare l’ordinativo alla tesoreria, annullarlo dalla voce di Menu 1.Giornaliere/6.Operazioni in Uscita/5. Mandati/6.Gestione Storico mandati/3.Annullamento e Storno Mandati (1.6.5.6.3). Una volta compiuta questa operazione il mandato avrà il campo ‘Invio in Tesoreria’ impostato ad Annullamento e potrà essere inviato alla banca.

A questo punto occorre selezionare la voce di Menu 6.5.4.1. - Archivio flussi Ordinativi e digitare il pulsante ‘Crea Nuovo Flusso’ e impostare il campo ‘Tipo Operazione Opi’ con il valore ‘Annullamento’ e negli estremi dell’elenco ordinativi, occorrerà digitare gli estremi degli ordinativi da annullare o andare a selezionare gli ordinativi con il pulsante Seleziona.

Nel caso in cui il documento sia composto da più versanti/beneficiari, non è possibile annullare un singolo versante/beneficiario con un’operazione di ANNULLO, in quanto tale funzione permette solamente l’annullo dell’intero documento. Pertanto, l'ordinativo che annulla il precedente deve essere completo: non è permesso effettuare operazioni di ANNULLO inserendo nel flusso solo parti del documento originario.

Nell’ipotesi in cui fosse necessario annullare uno o più versanti/beneficiari in stato di “ACQUISITO”, anche in presenza di ulteriori versanti/beneficiari in stato di “ESEGUITO - Pagato” o “ESEGUITO - Riscosso”, è possibile inviare una “VARIAZIONE” dell’OPI riportante i soli versanti/beneficiari da mantenere in stato di “ESEGUITO - Pagato” o “ESEGUITO - Riscosso” o ”ACQUISITO” (rispettando la numerazione originaria del progressivo versante e beneficiario) e conseguentemente la Banca Tesoriera annullerà quelli non più riproposti.

Per quanto riguarda gli OPI in stato di "ESEGUITO - REGOLARIZZATO", cioè relativi a operazioni di regolarizzazione di sospesi, è possibile richiederne l'annullamento che sarà eseguito dalla Banca Tesoriera.

1.1.2.Annullo di ordinativi già regolarizzati

L’operazione di ANNULLO di un ordinativo a regolarizzazione di sospesi, già REGOLARIZZATO, può essere richiesta con il tipo operazione valorizzato con ANNULLO e produce due effetti:

1.l’annullo della regolarizzazione, che ripristina i sospesi e gli ordinativi, segnalando nel giornale di cassa e nelle ricevute applicative i relativi messaggi. Gli ordinativi tornerebbero nello stato “ACQUISITO” per poi essere annullati contestualmente al punto 2.

2.l’annullo degli ordinativi, segnalando nel giornale di cassa e nelle ricevute applicative i relativi messaggi di annullo.

NOTA BENE

L’annullo di un ordinativo non eseguito continua a produrre il semplice annullamento dello stesso, mentre le richieste di annullamento di ordinativi già nello stato di “ESEGUITO - Pagato” o “ESEGUITO - Riscosso” continueranno ad essere rifiutate.

Sostituzione ordinativi

L’operazione di SOSTITUZIONE permette di sostituire un mandato già pagato o una reversale già riscossa con uno o più ordinativi che avranno una numerazione diversa, ma risulteranno già pagati o riscossi, mantenendo comunque inalterata la quietanza/bolletta originale.

Nel programma di Finanziaria occorre, prima di inviare l’ordinativo sostitutivo alla tesoreria, annullare l’ordinativo che verrà sostituito dalla voce di Menu 1.6.5.6.3. Annullamento e Storno Mandati (1.6.5.6.3). Una volta compiuta questa operazione il mandato avrà il campo ‘Invio in Tesoreria’ impostato ad Annullamento e non deve essere trasmesso alla banca.

A questo punto, se non è già stato fatto, occorrerà caricare il nuovo mandato che sostituisce quello annullato e inserire nelle righe di dettaglio del mandato il riferimento alle righe del mandato annullato

A questo punto, occorre selezionare la voce di Menu 6.5.4.1. - Archivio flussi Ordinativi, digitare il pulsante ‘Crea Nuovo Flusso’ e impostare il campo ‘Tipo Operazione Opi’ con il valore ‘Sostituzione. Negli estremi dell’elenco ordinativi, verranno già proposti i mandati sostitutivi o andare a selezionare gli ordinativi con il pulsante Seleziona.

L’operazione di “SOSTITUZIONE” viene quindi utilizzata per gestire eventuali variazioni di bilancio relative a documenti già pagati o riscossi, dove ciò si renda necessario. Non è prevista la “SOSTITUZIONE” di documenti a regolarizzazione di sospesi, cioè per OPI che si trovano nello stato di “ESEGUITO - Regolarizzato”.

Tale operazione consiste:

•nell'emettere un nuovo documento avente una numerazione differente da quella dell'ordinativo originario;

•nel variare l’imputazione di un ordinativo passando da un'unica codifica (codice capitolo) trasmessa originariamente a più codifiche tra loro diversificate.

Nel caso in cui sia necessario variare solo la codifica di bilancio e/o le codifiche SIOPE senza dividere il documento e/o variarne la numerazione, deve essere utilizzata l’operazione di “VARIAZIONE”.

Gli ordinativi sostitutivi devono avere le seguenti caratteristiche:

1.il campo Tipo Riscossione per le reversali ed il campo Tipo Pagamento per i mandati, devono essere valorizzati con il valore “SOSTITUZIONE”

2.deve esserci la quadratura tra il documento sostituito e i documenti sostitutivi

3.le sole informazioni che possono variare tra il documento sostituito e quelli sostitutivi sono i codici della struttura “bilancio” (codifica di bilancio ed importo di bilancio) e le codifiche SIOPE della struttura “classificazione”. Tutte le altre informazioni devono restare inalterate.

4.il documento che sostituisce il precedente deve essere completo. Non è permesso effettuare operazioni di sostituzione inserendo nel flusso solo parti del documento originario: l'ordinativo di sostituzione deve pertanto essere conferito in modo completo in quanto non è possibile sostituire solo una parte del documento, ma è necessario che il documento sia composto da tutti i versanti/beneficiari.

5.Se l’operazione di “SOSTITUZIONE” va a buon fine (codice esito SOSTITUITO), il documento originale oggetto di sostituzione (OPI sostituito) transiterà nello stato di “ANNULLATO PER SOSTITUZIONE”

Nel messaggio di esito applicativo, il rifiuto di un OPI di sostituzione è indicato dal valore “NON SOSTITUITO”.

Le quietanze/bollette del documento sostituito vengono assegnate ai documenti sostitutivi che sono gestiti dalla Banca Tesoriera sempre nello stato di “ESEGUITO - Pagato” o “ESEGUITO - Riscosso”; per gli OPI sostitutivi, la Banca Tesoriera non produce esiti aggiuntivi.

Gli OPI sostitutivi (che, come detto sopra, mantengono lo stato di “ESEGUITO - Pagato” o “ESEGUITO - Riscosso”) sono sottoposti ai seguenti vincoli:

a) non possono essere stornati;

b) possono essere modificati solo con un OPI di sostituzione

Nel caso di sostituzione di mandati che presentano una o più reversali associate, i dati che possono essere variati sono indicati alla Tabella 1; inoltre si dovrà operare differentemente a seconda che si tratti:

1) del mandato in sostituzione del mandato originario

2) della reversale associata al mandato originario.

1.1.3.Mandato in sostituzione del mandato originario che presenta una o più reversali associate

Gli unici dati che possono essere modificati sono i dati di Bilancio e i codici gestionali SIOPE, la Banca Tesoriera si limita ad effettuare solo controlli volti ad evitare squadrature e acquisire i dati riferiti al bilancio e a SIOPE. I mandati sostitutivi assumono tipo pagamento “SOSTITUZIONE”. Il mandato sostituito assume lo stato di “ANNULATO PER SOSTITUZIONE”. I mandati sostitutivi acquisiranno le ricevute del mandato annullato per sostituzione. Le reversali rimangono comunque associate al mandato annullato per sostituzione, il quale conterrà i riferimenti dei mandati sostitutivi.

1.1.4.Reversale/i associata/e in sostituzione della reversale/i associate al mandato originario

Gli unici dati che possono essere modificati sono i dati di Bilancio e i codici gestionali SIOPE, la Banca Tesoriera si limita ad effettuare solo controlli volti ad evitare squadrature e acquisire i dati riferiti al bilancio e a SIOPE. Le reversali sostitutive assumono il tipo di riscossione “SOSTITUZIONE". La reversale sostituita assume lo stato “ANNULLATO PER SOSTITUZIONE”. Le reversali sostitutive acquisiranno le ricevute della reversale annullata per sostituzione.  Le reversali originarie, annullate per sostituzione, resteranno associata/e al mandato originario e conterranno i riferimenti delle reversali sostitutive.

Tabella 1