Variazioni dalla versione 15.1.0 alla versione 15.2.0

Elettorale

Modelli 3d in formato XML e fascicolo elettronico

Il D.L. 12 febbraio 2014 e la Circolare 43/2014 stabiliscono l’entrata in vigore, a partire dal 1° gennaio 2015, delle nuove modalità di trasmissione delle notifiche di cancellazione (mod. 3d) in formato XML via PEC.

INVIO DELLE NOTIFICHE (I TORNATA)

Per ottenere i mod. 3d in formato XML in occasione della I tornata della revisione dinamica, utilizzare la voce di menù 3.1.3.1.6 (Stampa notifiche): viene creato 1 file per ogni elettore cancellato per i motivi previsti (emigrazione in altro comune italiano o trasferimento nell’AIRE di altro comune).

✓Il nome dei files è stabilito dalla Circolare 43/2014 e prevede l’indicazione dei seguenti elementi, senza separazione: cod. ISTAT comune destinatario, cod. ISTAT comune mittente, data invio, progressivo riferito alla revisione in corso.

✓Il percorso di base per l’archiviazione dei files prodotti è:

SICI\ARC\ENTE001\EXPORT\ANA\ELE_3D\INVIATI (versione CLASSICA)

SICIWS\CLIENT\APP\ANA\001\EXPORT\ANA\ELE_3D\INVIATI (versione WS)

All’interno del percorso di base viene creata una sottocartella specifica per ogni tornata della revisione, composta da: anno_mese_tipo revisione_tornata (es. 2015_01_RD_1). Nel caso di revisione dinamica straordinaria, al posto di anno e mese della revisione, viene indicata la data delle votazioni.

Al termine dell’elaborazione viene proposta l’apertura della cartella in cui sono archiviati i files per procedere con l’invio e ordinando il contenuto della cartella per nome è possibile selezionare rapidamente i files da inviare al medesimo destinatario.

✓L’invio deve avvenire tramite PEC istituzionale, anche se la Circolare consente di utilizzare temporaneamente gli altri mezzi previsti dal CAD in attesa dell’adeguamento dei sistemi informatici.

L’oggetto della mail deve contenere la dicitura: ‘Revisione dinamica elettorale invio 3d elettronico’.

Il testo del messaggio deve contenere il numero dei modelli trasmessi e, se possibile, anche i nominativi degli elettori.

Anziché firmare digitalmente i files XML da allegare alla PEC, si consiglia di indicare nel testo della mail il responsabile degli atti (es. Per il Sindaco: il Responsabile dell’Ufficio Elettorale Comunale Nome, Cognome, qualifica).

E’ anche possibile inserire tali informazioni in un ulteriore allegato, anziché nel testo della mail: a tal fine, nella stessa cartella in cui si trovano i files XML, è disponibile un file PDF per ogni comune destinatario contenente tutti i dati necessari.

RICEZIONE DELLE NOTIFICHE (II TORNATA)

Durante la II tornata della revisione dinamica, è necessario acquisire i files pervenuti dagli altri comuni (tramite l’ufficio protocollo) utilizzando la voce di menù 3.1.3.2.5 (Acquisizione mod. 3d in formato XML):

✓Viene richiesto il percorso in cui si trovano i files (il percorso proposto è modificabile).

✓I files conformi alle caratteristiche previste vengono letti e memorizzati all’interno della struttura di archiviazione documentale interna alla procedura SICI e consultabile in qualsiasi momento tramite il pulsante ‘Documenti’ (fascicolo elettronico).

Al termine dell’acquisizione viene presentato un riepilogo e i files presenti nella cartella originale acquisiti correttamente vengono cancellati (in questo modo la cartella viene predisposta per l’acquisizione di nuovi files).

NOTA: la conservazione a norma dei documenti ricevuti è di competenza del protocollo.

✓Gli iscrivendi per i quali risulta pervenuto il mod. 3d vengono contrassegnati con l’attivazione del flag ‘Mod. 3d’ al fine di estrapolare automaticamente l’elenco dei soggetti da escludere per mancanza della relativa documentazione (menù 3.1.3.2.6). E’ sempre possibile modificare tale elenco disattivando la spunta a fianco dei nominativi proposti per l’esclusione e/o selezionare manualmente ulteriori nominativi da escludere.

✓I modelli pervenuti successivamente alla chiusura della revisione possono essere archiviati nella cartella di appoggio e acquisiti durante la revisione immediatamente successiva (consigliato), oppure si possono acquisire singolarmente al momento dell’arrivo, utilizzando l’apposita voce di menù 3.1.3.2.5 (Acquisizione mod. 3d in formato XML). In quest’ultimo caso l’archiviazione avviene all’interno dell’archivio nominativi in sospeso e viene riportata nell’archivio della revisione dinamica al momento dell’estrazione iscrivendi.

FASCICOLO PERSONALE ELETTRONICO

La gestione del fascicolo personale elettronico è presente negli archivi elettorale, revisioni, nominativi in sospeso ed è accessibile mediante il pulsante ‘Documenti’ posto in alto a destra.

✓E’ possibile inserire altri documenti oltre al mod. 3d., es. sentenze, provvedimenti di P.S., rettifiche dati, etc.

✓In fase di revisione semestrale è possibile formare il fascicolo direttamente in modalità elettronica.

NOTE:

-Le nuove modalità di trasmissione valgono solo per i casi di trasferimento in altro comune (APR o AIRE) degli iscritti nelle liste standard (no liste aggiunte). I casi di annullamento dell’iscrizione seguono la vecchia modalità.

-Non è più necessario inviare il fascicolo personale al comune di successiva iscrizione nei casi in cui è previsto l’invio dei mod. 3d in formato XML.

ANUSCA: se nel fascicolo sono archiviati documenti rilevanti (sentenze penali, provvedimenti dell’Autorità di Pubblica Sicurezza, rettifiche di dati) è consigliabile digitalizzare tali documenti ed inviarli via PEC al comune di emigrazione. Non inviare le tessere elettorali.

-I fascicoli cartacei degli elettori emigrati vanno trattati come quelli di morte, ai fini del recupero.

-Per informazioni più dettagliate relativamente alla protocollazione ed alla gestione delle PEC, vi invitiamo a fare riferimento alla relativa assistenza tecnica.

Stato civile

Divorzio breve

Sono state aggiunte le formule per i testi in bianco e le annotazioni, come da Decreto del Ministro dell'Interno del 9 dicembre 2014 e relativa circolare 21/2014.