Tessere elettorali

Prima di procedere con la gestione delle tessere elettorali è di FONDAMENTALE importanza effettuare i controlli sotto indicati:

•Effettuare un salvataggio degli archivi [Menù 7.7.1] e successivamente eseguire un controllo archivi [Menù 7.6.1].

•Controllare il numero degli elettori effettivi [Menù  3.1.6.4].

•Controllare che i progressivi delle Liste Generali, Sezionali e di Fascicolo siano corretti: devono contenere l'ultimo numero utilizzato [Menù  3.1.6.5 e 3.1.6.6].

•Effettuare una Revisione Qualitativa [Menu 3.1.1], per aggiornare sull'archivio elettorale le variazioni anagrafiche che non comportano iscrizioni o cancellazioni (indirizzo, stato civile e cognome del coniuge delle elettrici etc.). Per procedere con la revisione, seguire le note presenti nel manuale.

IMPOSTAZIONE PARAMETRI [Menù 3.8.1]

Nella seconda pagina della maschera, è possibile impostare i parametri necessari alla personalizzazione delle tessere:

•Righe da saltare prima della stampa: inizialmente il numero deve essere lasciato invariato; è possibile modificarlo dopo aver effettuato alcune stampe di prova per sistemare l'allineamento.

•Sindaco / Commissario: se si desidera stampare la firma del Sindaco sulle tessere elettorali è possibile inserire il nome nell'apposito spazio.

Si ricorda che, in base alle disposizioni contenute nella circolare N° 2/2001 MIACSE, datata 13/01/2001, la firma in oggetto verrà riportata in caratteri di stampa.

•Stampa del cognome del coniuge per le elettrici coniugate o vedove: in questo punto è possibile scegliere se si desidera stampare il cognome del coniuge per le elettrici coniugate o vedove.

Scegliendo di stampare il cognome del coniuge, questo verrà inserito a fianco del cognome dell'elettrice, preceduto dalla sigla "cgt." o "ved.", a seconda dello stato civile.

Nell'effettuare tale scelta si suggerisce di valutare attentamente i seguenti punti:

•Lo stato civile è stampato a fianco del cognome dell'elettrice, di conseguenza è visibile attraverso le finestre di cui sono fornite le buste per la consegna.

•La normativa non prevede di effettuare aggiornamenti in caso lo stato civile delle elettrici subisca delle variazioni.

•Circoscrizioni e Collegi: completare i dati relativi alle Circoscrizioni e ai Collegi per tutte le tipologie di elezioni previste.

In caso le circoscrizioni e/o i collegi non fossero uguali per tutte le sezioni, sarà necessario stampare le sezioni separatamente, impostando di volta in volta i dati corretti.

Confermare le impostazioni premendo il tasto F10.

PRESA IN CARICO FORNITURE [Menù 3.3.C]

Tramite questo punto di menù si procede con la presa in carico delle tessere ricevute. Questa procedura permette di caricare automaticamente l'archivio delle tessere ed è quindi molto importante verificare i punti seguenti:

•Per ogni presa in carico il numero iniziale e quello finale devono corrispondere a quelli stampati sulle tessere  a vostra disposizione ed appartenere tutti allo stesso pacco (il numero del pacco è progressivo ed è gestito in automatico dal programma).

•I numeri inseriti devono corrispondere a quelli del modello selezionato (Standard – Unione Europea).

•E' consigliabile procedere alla presa in carico seguendo l'ordine progressivo delle tessere, iniziando dal pacco con il numero iniziale più basso fino a quello con numero iniziale più alto.

Dopo aver inserito tutti i dati richiesti, per iniziare l'elaborazione è necessario confermare con F10 e di seguito rispondere affermativamente alla richiesta di conferma.

NOTA: E' possibile annullare una presa in carico effettuata in modo errato utilizzando la funzione di Annullamento presa in carico, ma è necessario che le tessere selezionate non siano ancora state assegnate agli elettori [Menù 3.3.B].

ASSEGNAZIONE TESSERE PER PRIMA EMISSIONE [Menù 3.3.2]

PRIMA DI PROCEDERE ALL'ASSEGNAZIONE  DELLE TESSERE E' NECESSARIO VERIFICARE SE ESISTONO DEI MODELLI INUTILIZZABILI. IN QUESTO CASO ANNULLARLI TRAMITE LA PROCEDURA DI FINE VALIDITA' TESSERE  [Menù 3.3.4]

Questa procedura permette di assegnare automaticamente un numero di tessera ad ogni elettore presente in archivio.

L'assegnazione viene fatta sulla base dei parametri selezionati dall'utente ed  è quindi di FONDAMENTALE importanza scegliere con attenzione le opzioni di questa elaborazione in quanto è in questa fase che si determina l'ordinamento per la successiva stampa delle tessere.

Dalla maschera proposta in fase di assegnazione,  si possono impostare i seguenti parametri:

•Anagrafe di appartenenza degli Elettori (APR o AIRE).

•Sesso (Maschile, Femminile o Entrambi).

•Ordinamento (Sezione e Via, Sezione e Lista sezionale, Via, Alfabetico).

selezionando una delle opzioni previste per l'ordinamento, si imposta il criterio con cui si intende effettuare l'assegnazione dei numeri di tessere finalizzato esclusivamente all'ordinamento che si desidera ottenere in fase di stampa.

Esempi:

•Selezione degli elettori APR e ordinamento per sezione e via: questa combinazione  permetterà di stampare le tessere per gli elettori APR ordinate per via all'interno di ogni sezione, prevedendo inoltre l'ordinamento per numero di famiglia all'interno di ogni singola via.

•Selezione degli elettori AIRE e ordinamento alfabetico: in questo modo verranno stampati i soli elettori AIRE in ordine alfabetico, per facilitare la ricerca delle tessere in un successivo momento.

•Limiti di selezione

E' possibile attivare dei limiti di selezione nel caso in cui si desideri effettuare in più tempi la procedura di assegnazione delle tessere, ad esempio una sezione alla volta. I limiti possono essere di numero di sezione, numero di lista sezionale e di via.

Dopo aver selezionato i parametri desiderati confermare con il tasto F10.

Verranno proposti i gruppi di tessere da assegnare agli elettori selezionati; se i dati proposti sono corretti, portare a termine l'operazione di assegnazione delle tessere scegliendo il bottone CONFERMA, altrimenti scegliere ABBANDONA e ripetere l'operazione dopo aver effettuato i controlli necessari.

ASSEGNAZIONE TESSERA A SINGOLO ELETTORE [Menù 3.3.3]

Questa funzione può essere utilizzata in casistiche diverse:

Assegnazione delle tessere per gli elettori ITALIANI

Per procedere con l'inserimento seguire le indicazioni riportate:

•Selezionare il tipo di elettore a cui si deve assegnare la tessera: cliccare sulla voce "Elettore italiano" e premere F10 per proseguire.

•Nella maschera successiva inserire la data di rilascio e il motivo. Posizionarsi sul campo del codice fiscale e premere F9 per ricercare il nominativo nell'archivio elettori.

•Dopo aver verificato i dati proposti dal programma, per procedere con l'assegnazione del numero di tessera confermare con F10.

Assegnazione delle tessere per gli elettori STRANIERI iscritti nelle liste aggiunte

In questa fase è possibile assegnare le tessere elettorali per gli elettori stranieri iscritti nelle liste aggiunte e che possono esprimere il voto per le elezioni "Europee" e/o "Comunali".

•Selezionare il tipo di elettore a cui si deve assegnare la tessera: cliccare sulla voce "Elettore straniero" e premere F10 per proseguire.

•Nella maschera successiva, inserire la data di rilascio e il motivo.

•Selezionare il tipo di elettore a cui si deve assegnare la tessera: cliccare sulla voce "Straniero x Europee", "Straniero x Comunali" oppure "Straniero x Europee/Comunali".

E' molto importante selezionare correttamente la tipologia degli elettori stranieri perché il dato viene riportato sulle tessere.

Se il nominativo è presente nell'archivio anagrafico, per richiamare i dati procedere  seguendo le indicazioni sotto riportate:

•Posizionarsi sul campo del codice fiscale e premere F9 per ricercare il nominativo nell'archivio anagrafico: trattandosi di persona straniera, il nominativo sarà presente solamente nell'archivio anagrafico e non in quello elettorale.

Nel caso in cui il nominativo  non sia presente nell'archivio anagrafico, si rende indispensabile caricare manualmente tutti i dati:

•Completare la maschera visualizzata con tutte le informazioni richieste (il codice fiscale deve essere lasciato in bianco).

•Dopo aver verificato i dati proposti dal programma e inserito il numero della  sezione elettorale (facoltativo), confermare con F10.

Riassegnazione di tessere o rilascio di duplicati [Menù 3.3.1]

La procedura consente di rilasciare una nuova tessera e contemporaneamente di annullare la precedente.

•Con F9 richiamare l'elettore

•Confermare il tipo elettore (Italiano, comunitario per europee, comunitario per comunali, comunitario per europee e comunali)

•Confermare la sezione elettorale di appartenenza

•Inserire la data di fine validità della tessera precedente, in automatico viene proposta la data odierna.

•Con F9 selezionare il motivo della fine validità (annullamento, smarrimento, ecc...)

•Indicare eventualmente gli estremi della denuncia nel caso di furto

•Verificare il numero della nuova tessera proposta e la data.

Da qui è poi possibile stampare sia la domanda di rilascio che fare l'assegnazione e stampa della tessera stessa.

MODALITA' DI ANNULLAMENTO DELLE TESSERE

Annullamento di una tessera PRIMA della procedura di assegnazione

Questa operazione è necessaria per annullare le tessere inutilizzabili: ad esempio, se una tessera risulta rovinata è necessario annullarla prima di procedere con l'assegnazione per evitare che il numero corrispondente venga associato ad un elettore.

Per procedere con l'annullamento, seguire le indicazioni riportate nella sezione "Fine validità tessera" [Menù 3.3.4].

Annullamento di una tessera DOPO aver effettuato l'assegnazione

Questa procedura si rende necessaria per annullare una tessera che si è rovinata in fase di stampa ed è fondamentale per poter eseguire nuovamente l'assegnazione della tessera per il singolo elettore.

Anche in questo caso è possibile procedere utilizzando la procedura di "Fine validità tessera" [Menù 3.3.4].

Annullamento COMPLETO della procedura di assegnazione

Questa funzione si utilizza per annullare un'eventuale assegnazione globale errata, azzerando le associazioni con gli elettori in modo da poter eseguire la procedura dall'inizio.

Per procedere con l'annullamento COMPLETO, seguire le indicazioni riportate nella sezione "Annullamento assegnazioni effettuate" [Menù 3.3.B].

FINE VALIDITA' TESSERA [Menù 3.3.4]

Questa elaborazione permette di indicare che la tessera selezionata non è più valida, in seguito a cancellazione dell'elettore oppure a furto, smarrimento o rinnovo della stessa.

Mediante la procedura è anche possibile annullare la tessera perché rovinata o stampata erroneamente.

Per utilizzare questa funzione è sufficiente inserire il numero della tessera che si desidera contrassegnare come non valida (premendo F9 sul campo numero si attiva uno zoom che permette di ricercare per cognome e nome e di impostare altri parametri di ricerca), in questo modo verranno visualizzati tutti i dati relativi alla tessera selezionata.

A questo punto è necessario impostare la data e il motivo di fine validità (per visualizzare l'elenco dei  motivi premere il tasto funzione F9 sul campo corrispondente).

Per confermare premere F10 e rispondere Sì alla successiva domanda di conferma.

ANNULLAMENTO ASSEGNAZIONI EFFETTUATE [Menù 3.3.B]

Questa elaborazione permette di annullare un'assegnazione globale eseguita in modo errato.

Per utilizzare questa procedura è sufficiente identificare il gruppo di tessere che sono state assegnate in modo errato, impostando il numero iniziale e quello finale (premendo F9 sul campo numero si attiva uno zoom che permette di ricercare per cognome e nome e di impostare altri parametri di ricerca).

Per confermare premere F10 e rispondere SI alla successiva domanda di conferma.

Tutte le tessere selezionate verranno riportate allo stato iniziale (Da assegnare) e verrà eliminato il collegamento con gli elettori.

NOTA: Verranno riportate allo stato iniziale anche le tessere che erano state precedentemente annullate. Prima di procedere con una nuova assegnazione sarà quindi necessario ripetere l'annullamento delle eventuali tessere non disponibili [Menù 3.3.4.].

STAMPA TESSERE [Menù 3.3.5]

Da questo punto di menù si procede con la STAMPA delle tessere precedentemente assegnate agli  elettori. Si utilizza questa procedura per stampare le tessere, sia in caso di prima emissione che di singolo rilascio.

Come sottolineato nella maschera di stampa, non è possibile interrompere questa procedura ed è quindi fondamentale:

•Accertarsi  che tutte le tessere proposte nell'intervallo siano disponibili e che facciano parte di uno stesso gruppo di moduli continui.

•Verificare che i numeri inseriti nella maschera di stampa corrispondano a quelli dei moduli caricati sulla stampante.

•Accertarsi che il modello inserito sia corretto in base alla nazionalità:

STANDARD per gli elettori italiani.

UNIONE EUROPEA per gli elettori stranieri.

IMPORTANTE: Prima di procedere con la stampa sui moduli originali è necessario effettuare alcune prove su carta  bianca. Questa operazione permette di verificare l'allineamento orizzontale del modulo e il salto righe iniziale (modificabile dal Menù 3.8.1 pag.2).

ATTENZIONE! Le tessere presentano un errore tipografico:  l'allineamento di alcuni modelli è leggermente diverso dagli altri (circa 1 mm). Ciò non comporta problemi in fase di stampa ma è comunque opportuno verificare attentamente il posizionamento del primo modulo.

NOTE:

•I dati per la stampa verranno prelevati esclusivamente dall'archivio tessere.

•La data di rilascio verrà stampata in base a quella impostata in fase di assegnazione, così come quella di aggiornamento.

•Per quanto riguarda la stampa del cognome del coniuge per le elettrici coniugate o vedove, il programma si comporterà in base alla scelta effettuata nei Parametri per elettorale [Menù 3.8.1].

•Il nome del Sindaco, se impostato, verrà stampato sia nel primo riquadro (a fianco della data di rilascio) che nel secondo (a fianco della data di aggiornamento).

•Nello spazio riservato all'indirizzo della sezione elettorale verrà stampata la sede, seguita dall'indirizzo.

•Le Circoscrizioni e i Collegi elettorali saranno stampati in base alle impostazioni contenute nella tabella Parametri per elettorale. In caso le circoscrizioni e/o i collegi non fossero uguali per tutte le sezioni sarà necessario stampare le sezioni separatamente, impostando di volta in volta i dati corretti.

•Nel modello "Unione Europea" saranno stampate le elezioni per le quali l'elettore può esercitare il diritto di voto, basandosi sulla tipologia dell'elettore.

•I dati troppo lunghi verranno stampati in "compresso".

•In questa fase verranno stampate le tessere anche per gli elettori che non avranno ancora compiuto diciotto anni. Per consultare l'Elenco di questi nominativi, utilizzare l'apposito punto [Menù 3.1.4.4.2].

STAMPA ETICHETTE PER LA CONSEGNA [Menù 3.3.6]

Da questo punto di menù è possibile effettuare la stampa delle etichette per la consegna delle tessere elettorali. Per proseguire completare la maschera proposta inserendo tutti i parametri richiesti:

Per proseguire il lavoro scegliere quale ordinamento si desidera ottenere (Alfabetico o per numero di tessera), confermare i dati inseriti con  F10 e procedere con le stampe.

STAMPA NOTIFICHE [Menù 3.3.7]

Da questo punto di menù è possibile effettuare la stampa delle notifiche per la consegna delle tessere elettorali. Per proseguire completare la maschera proposta inserendo tutti i parametri richiesti:

Questa procedura contrassegna automaticamente come "consegnate" le tessere per le quali si è appena stampata la notifica. E' comunque possibile variare tale stato intervenendo manualmente sull'archivio delle tessere. Per effettuare eventuali modifiche è sufficiente entrare nell'archivio corrispondente [Menù 3.3.E.1].

NOTE:

1. Impostando questa scelta saranno selezionati gli elettori iscritti all'APR alla data odierna, basandosi sulla situazione anagrafica. Si sottolinea che per gli elettori che hanno variato la residenza dopo l'ultima revisione, verrà stampato l'indirizzo aggiornato.

Eventuali discordanze fra l'archivio anagrafico e quello elettorale saranno gestite nel modo seguente e sarà possibile stamparne un elenco:

A. Gli elettori ancora iscritti nelle liste elettorali ma cancellati anagraficamente: (es. deceduti o emigrati ) saranno               ESCLUSI dalla stampa.

B. Gli elettori ancora iscritti all'APR in elettorale ma iscritti all'AIRE anagraficamente saranno ESCLUSI dalla stampa.

C. Gli elettori ancora iscritti all'AIRE in elettorale ma iscritti all'APR anagraficamente saranno INCLUSI nella stampa.

2. Impostando questa scelta verranno selezionati gli elettori iscritti all'APR basandosi sulla situazione delle liste elettorali; in questo caso l'indirizzo stampato  sarà quello che si riferisce alle risultanze elettorali.

Eventuali discordanze fra l'archivio anagrafico e quello elettorale saranno gestite nel modo seguente:

A. Gli elettori ancora iscritti nelle liste elettorali ma cancellati anagraficamente saranno INCLUSI nella stampa.

B. Gli elettori ancora iscritti all'APR in elettorale ma iscritti all'AIRE anagraficamente saranno INCLUSI nella stampa.

C. Gli elettori ancora iscritti all'AIRE in elettorale ma iscritti all'APR anagraficamente saranno ESCLUSI dalla stampa.

3. Questa scelta permette di selezionare gli elettori iscritti all'AIRE, basandosi sulla situazione delle liste elettorali; anche l'indirizzo sarà stampato in base alle risultanze elettorali.

Gli elettori che presentano discordanze tra la situazione anagrafica e quella elettorale verranno gestiti nel modo seguente:

A. Gli elettori ancora iscritti nelle liste elettorali ma cancellati anagraficamente saranno INCLUSI nella stampa.

B. Gli elettori ancora iscritti all'APR in elettorale ma iscritti all'AIRE anagraficamente saranno ESCLUSI  dalla stampa.

C. Gli elettori ancora iscritti all'AIRE in elettorale ma iscritti all'APR anagraficamente saranno INCLUSI nella stampa.

STAMPA REGISTRO [Menù 3.3.9]

Da questo punto di menù è possibile stampare il registro delle tessere. Per procedere con le operazioni di stampa è sufficiente inserire i dati richiesti e confermarli con F10.

Impostando i diversi filtri di selezione proposti dal programma è possibile  ottenere più elenchi sulla base delle informazioni desiderate.

La stampa del registro quindi può essere utilizzata anche come eventuale elenco di controllo per verificare i numeri e lo stato delle tessere associate agli elettori.

CONSULTAZIONE ASSEGNAZIONI EFFETTUATE [Menù 3.3.A]

Da questo punto di menù è possibile consultare e stampare i dati relativi alle assegnazioni globali per prima emissione e quelli relativi alle assegnazioni singole.

Si possono inoltre consultare eventuali annullamenti di assegnazioni errate.

Per procedere, eseguire le seguenti operazioni:

MANUTENZIONE ARCHIVI [Menù 3.3.E]

ARCHIVIO TESSERE ELETTORALI [Menù 3.3.E.1]

Da questo punto di menù è possibile consultare ed eventualmente modificare l'archivio delle tessere elettorali.

Questo archivio viene generato automaticamente dalla procedura di presa in carico forniture che inizialmente memorizza per ogni numero inserito lo stato, il modello ed il numero del pacco.

Le operazioni successive di assegnazione delle tessere permettono di aggiornare questo archivio con i dati anagrafici degli elettori.

Per effettuare la ricerca della tessera da visualizzare è possibile impostare il numero oppure premere F9 per attivare uno zoom che permette di indicare cognome e nome e di selezionare altri parametri.

ARCHIVIO FORNITURE [Menù 3.3.E.2]

In questo archivio è possibile consultare le informazioni relative alla presa in carico delle forniture.

Per ogni pacco sono memorizzati il numero iniziale e quello finale ad esso associati, il tipo di modello e la data di presa in carico.

MOTIVI DI RILASCIO [Menù 3.3.E.3]

Questo archivio contiene i motivi di rilascio delle tessere elettorali.

MOTIVI AGGIORNAMENTO [Menù 3.3.E.4]

Questo archivio contiene i motivi di aggiornamento delle tessere elettorali.

MOTIVI FINE VALIDITA' [Menù 3.3.E.5]

Questo archivio contiene i motivi di fine validità delle tessere elettorali.

NOTA: per agevolare il lavoro al termine di ogni revisione elettorale sarà possibile accedere al menù di gestione delle tessere elettorali. Nel caso delle cancellazioni l'aggiornamento dell'archivio delle tessere è automatico e non richiede nessun intervento da parte dell'utente.

CONTROLLI DI COERENZA [Menù 3.3.F]

ELETTORI SENZA TESSERA ELETTORALE [Menù 3.3.F.1]

Vengono visualizzati tutti gli elettori attivi - APR \ AIRE - che non possiedono tessera elettorale.

TESSERE ELETTORALI DOPPIE [Menù 3.3.F.2]

Vengono visualizzate le tessere doppie presenti nell'archivio.