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Premessa
Il modulo di popolamento iniziale dell'Indice Nazionale delle Anagrafi (INA) fa riferimento alla Circolare MIACEL n. 3 (2001) ed al relativo allegato tecnico. Per ogni operazione di seguito descritta si prega di riferirsi a detta circolare.
L'obiettivo che si pone la procedura è quello di effettuare l'inserimento nell'INA dei dati anagrafici e dei codici fiscali dei cittadini residenti nel Comune. L'archivio così predisposto deve essere tenuto costantemente aggiornato dal Comune, comunicando le variazioni anagrafiche tramite il sistema XML-SAIA AP5.
L'inserimento dei dati nell'INA e il loro costante aggiornamento costituiscono un requisito fondamentale per l'emissione della Carta di Identità Elettronica.
Popolamento iniziale dell'INA:
| 1. | Il Comune deve inviare tramite all'INA. un archivio contenente le stesse informazioni presenti negli archivi che l'Agenzia delle Entrate restituisce al Comune stesso, nell'ambito del processo di validazione dei codici fiscali. |
| 2. | L'INA restituisce al Comune un archivio contenente i risultati della spedizione, che dovrà essere acquisito ed interpretato al fine di verificare l'esito dell'operazione. Una volta terminata l'acquisizione dei dati, il sistema S.A.I.A. comunica tali risultati al Ministero dell'Interno tramite e-mail. |
| 3. | I soggetti che in un primo momento non sono stati accettati, possono essere inviati nuovamente dopo aver risolto le eventuali anomalie che hanno determinato l'errore. |
IMPORTANTE: è possibile procedere con il caricamento dei dati nell'INA dopo aver raggiunto almeno l'80% di allineamento con l'Agenzia delle Entrate, in quanto all'INA vengono comunicati esclusivamente i dati relativi ai cittadini validati. Rimane comunque da perseguire il fine di convalidare i codici fiscali dell'intera popolazione.
Comunicazione delle variazioni:
Contestualmente alla fase iniziale di caricamento dei dati nell'INA, i Comuni devono attivare la comunicazione delle variazioni anagrafiche avvenute successivamente alla fornitura iniziale, allo scopo di mantenere costante l'allineamento degli archivi.
La comunicazione di tali variazioni avviene tramite il sistema XML-SAIA AP5.
Trasmissione dati
Estrazione nominativi [Menù 6.2.5.1.1]
L'elaborazione permette le seguenti tipologie di selezione:
•In occasione del primo invio dei dati (Progressivo spedizione = 1) la procedura considera esclusivamente i soggetti APR inviati all'Agenzia delle Entrate; di questi seleziona solo quelli validati. Per ogni nominativo estratto, le informazioni richieste per il caricamento dell'INA vengono lette dall'archivio che contiene i dati restituiti dall'Agenzia delle Entrate e memorizzate in un apposito archivio di supporto. •Nei successivi invii (Progressivo spedizione > 1) la procedura considera esclusivamente i soggetti che durante il precedente invio non sono stati accettati dal S.A.I.A. e che sono stati confermati per essere rispediti. Per ogni nominativo estratto, le informazioni richieste vengono lette dall'archivio che contiene i dati precedentemente inviati all'INA e memorizzate in un apposito archivio di supporto. Inoltre è possibile estrarre tutti coloro che hanno il codice fiscale convalidato e che non sono stati mai inviati all'INA.
E' possibile forzare il progressivo di spedizione al valore 1 anche dopo aver effettuato altre spedizioni all'INA. Questo comporta la cancellazione di tutti i dati relativi alle precedenti elaborazioni e consente di ripetere dall'inizio l'invio dei dati.
Al termine dell'elaborazione è necessario procedere con la compressione dei dati in formato ZIP (Creazione file compresso).
Creazione file compresso [Menù 6.2.5.1.2]
Tramite questa funzione, i dati estrapolati precedentemente vengono compressi in formato ZIP.
| • | E' necessario indicare il progressivo della spedizione da considerare: in automatico il programma presenta il progressivo dell'ultima elaborazione effettuata. |
| • | Il percorso e il nome del file non sono modificabili per motivi di sicurezza. |
| • | Per iniziare l'elaborazione premere F10: al termine dell'operazione compare un messaggio che ripete le informazioni relative al file predisposto. |
| • | Per completare l'elaborazione è necessario premere il bottone STAMPA: in questo modo si ottiene un promemoria che riassume le operazioni da seguire per effettuare correttamente l'invio del file compresso all'INA. e per prepararsi all'acquisizione dei risultati. |
Invio del file in formato compresso all'INA:
•Accedere al sito http://ina.cnsd.interno.it e inserire log-in e password. •Invio dei dati: selezionando la voce "Invio dati" compare la possibilità di scegliere il file da inviare. E' necessario premere il pulsante SFOGLIA per accedere alla maschera di ricerca che permette di ricercare tra le risorse del computer il file compresso. •Per selezionare correttamente il file, è necessario seguire il percorso indicato nel promemoria (es. C:\SICI\ARC\ENTE001\EXPORT\ANA\INA), poi selezionare il file INA.ZIP e confermare la scelta premendo il pulsante "Open". •Completare l'operazione premendo il bottone "Invia".
Manutenzione archivio [Menù 6.2.5.1.3]
Tramite la manutenzione dell'archivio di supporto è possibile consultare i nominativi che verranno inviati all'INA, verificare ed eventualmente modificare i dati anagrafici prima della spedizione.
In particolare, dopo aver acquisito i risultati di ogni invio, è possibile selezionare i nominativi che non sono stati accettati, verificare per ognuno il codice di errore restituito dall'INA. ed eventualmente decidere di ripetere la spedizione dopo aver corretto le informazioni errate.
| • | Per iniziare la consultazione, premere F9 e nella maschera seguente impostare i vincoli di ricerca (oppure lasciare inalterate le impostazioni), quindi premere F10. |
| • | Selezionare dall'elenco il nominativo prescelto per visualizzate le informazioni relative. |
| • | Se si desidera apportare delle modifiche, premere F3 per entrare in modalità di variazione. |
| • | Tutte le informazioni sono modificabili, ad eccezione del progressivo di spedizione e del tipo di record, che vengono gestiti automaticamente dal sistema. Per ripetere la spedizione di un nominativo, è necessario impostare a Sì il campo "Comunicazione da rispedire", posto in fondo alla pagina. |
| • | Premere F10 per salvare le modifiche. |
Lettura risposte
Acquisizione dei risultati forniti dall'INA:
Dopo aver eseguito l'invio dei dati, è necessario acquisire i risultati della verifica effettuata dal sistema.
| Acquisizione dei risultati: entrare sul sito dell'INA, selezionare la voce "Risultati invio" e verificare che il file sia Elaborato. Con il tasto destro cliccare sul file e selezionare "Salva". Selezionare il percorso di allocazione del file. |
Lettura archivio [Menù 6.2.5.2.1]
Questa funzione permette di leggere i dati restituiti dall'INA e di elaborare i risultati, memorizzandoli nell'archivio di supporto in corrispondenza di ogni nominativo inviato.
| • | E' necessario indicare il progressivo della risposta: in automatico il programma presenta il progressivo dell'ultima spedizione effettuata. |
| • | Percorso e nome dell'archivio compresso: attravero il pulsante TROVA ricercare il file salvato dall'INA e selezionarlo. |
| • | Per iniziare la lettura premere F10: se durante l'elaborazione vengono riscontrate delle incongruenze che impediscono l'esatta identificazione del soggetto, al termine della procedura viene stampato un elenco di controllo. |
| • | Al termine dell'elaborazione, i dati restituiti dall'INA vengono memorizzati nella tabella spedizioni / risposte, che è possibile consultare per verificare in modo più dettagliato il contenuto della risposta. |
Le possibili tipologie di risposta sono le seguenti:
| ü | File inviato errato: in questo caso l'archivio inviato non rispetta le specifiche descritte nell'allegato 1 alla Circolare MIACEL n. 3 (2001), quindi il sistema scarta l'intero file. L'elenco degli errori che si possono presentare è descritto nella sezione File inviato errato – Descrizione errori. |
| ü | Dettaglio dei record del file inviato: l'archivio inviato è stato accettato ed elaborato dal sistema. Durante la verifica dei dati, è possibile che alcuni nominativi abbiano presentato degli errori: in questo caso il messaggio di riepilogo che compare al termine dell'elaborazione riporta il numero di record acquisiti, che corrisponde al numero di errori riscontrati. L'elenco degli errori che si possono presentare è descritto nella sezione Dettaglio dei record del file inviato – Descrizione errori. |
Stampa incongruenze [Menù 6.2.5.2.2]
Mediante questo punto di menù è possibile ripetere la stampa delle incoerenze riscontrate durante l'elaborazione precedente.
Stampa dati ricevuti [Menù 6.2.5.2.3]
Questa funzione permette di stampare i dati restituiti dall'INA.
•Progressivo della risposta da considerare: in automatico il programma presenta il progressivo dell'ultima risposta acquisita, ma è possibile lasciare vuoto il campo per stampare tutte le risposte presenti in archivio. •Impostare le opzioni di stampa: in automatico viene proposta la stampa di tutti i soggetti che non sono stati accettati, ma è anche possibile ottenere un elenco specifico per ogni codice di errore restituito, impostando il valore nell'apposito campo. Esiste inoltre la possibilità di selezionare solamente i nominativi che si intendono rispedire o di effettuare una stampa totale dei soggetti presenti in archivio.
•Selezionare l'ordinamento: Alfabetico / Progressivo. •Premere F10 per iniziare l'elaborazione. •Viene visualizzato il totale delle risposte selezionate, ed è possibile procedere con la stampa effettiva o con l'anteprima. NOTA: è necessario impostare l'orientamento del foglio ORIZZONTALE.
Verifica dei casi di errore
Per ogni archivio inviato, l'INA restituisce al Comune un archivio contenente i risultati emersi dalla verifica dei dati.
Esistono due possibili tipologie di risposta fornite dall'INA:
File inviato errato:
In questo caso l'archivio inviato non rispetta le specifiche descritte nell'allegato 1 alla Circolare MIACEL n. 3 (2001), quindi il sistema scarta l'intero file.
Al termine della procedura di Lettura archivio [Menù 6.5.2.1], il programma visualizza una maschera che riporta il testo "Lettura terminata, il file inviato non è stato accettato perché errato" e di seguito il messaggio di errore restituito dal sistema. La tipologia di errore e il relativo messaggio vengono contemporaneamente memorizzati nella tabella spedizioni / risposte.
Soluzione:
E' necessario analizzare la soluzione associata al messaggio di errore restituito (vedi sezione File inviato errato – Descrizione errori), procedere come suggerito e successivamente ripetere la spedizione. Se il problema persiste, oppure la soluzione suggerita non è applicabile autonomamente, si consiglia di contattare l'assistenza.
Dettaglio dei record del file inviato:
L'archivio inviato è stato accettato ed elaborato dal sistema. Durante la verifica dei dati, è possibile che alcuni nominativi abbiano presentato degli errori: in questo caso il messaggio di riepilogo che compare al termine dell'elaborazione riporta il numero di record acquisiti, che corrisponde al numero di errori riscontrati.
La tipologia di errore e il relativo messaggio vengono contemporaneamente memorizzati nella tabella spedizioni / risposte.
Soluzione:
Se il numero di record acquisiti è uguale a 0, tutti i nominativi sono stati accettati.
Viceversa, è necessario effettuare le seguenti operazioni:
| • | Stampare l'elenco dei soggetti non accettati tramite la Stampa dati ricevuti [Menù 6.2.5.2.3] e verificare per ognuno il codice di errore restituito (vedi sezione Dettaglio dei record del file inviato – Descrizione errori). |
| • | In base alla descrizione dettagliata di ogni codice di ritorno, nella maggior parte dei casi è possibile individuare la causa che ha determinato l'errore ed eliminarla: dopo aver stabilito il problema, ad esempio un dato mancante o non valido, è opportuno modificare i dati precedentemente inviati e impostare a Sì il campo "Comunicazione da rispedire", utilizzando la funzione di manutenzione archivio interna alla procedura di popolamento dell'INA [Menù 6.2.5.1.3]. |
| • | Soltanto a questo punto è possibile ripetere la trasmissione dei dati (tramite l' Estrazione dei nominativi [Menù 6.2.5.1.1], la Creazione Archivio compresso [Menù 6.2.5.1.2] e l'invio del file all'INA), in quanto la procedura rilegge i dati corretti dallo stesso archivio di supporto e li prepara per un nuovo invio. |
File inviato errato – Descrizione errori
I possibili errori che il S.A.I.A. restituisce, nel caso che la risposta sia del tipo "File inviato errato", sono i seguenti (vedi punto 2.5.2.4 dell'allegato 1 alla Circolare MIACEL n. 3 - 2001):
| Messaggio: | Tipo record testa errato. |
| Soluzione: | Controllare il record di testata e verificare che il campo 1 abbia valore '0' (vedi pag. 5 dell'allegato). |
| Messaggio: | Tipo record coda errato. |
| Soluzione: | Controllare il record di coda e verificare che il campo 1 abbia valore '9' (vedi pag. 6 dell'allegato). |
| Messaggio: | File inviato privo di dati. |
| Soluzione: | Il file inviato non contiene dati. |
| Messaggio: | Errore nel codice istat inviato. |
| Soluzione: | Il codice ISTAT presente nel record di testa/coda non è esistente. Controllare il codice ISTAT. |
| Messaggio: | Numero di record dichiarati diverso da numero record presenti. |
| Soluzione: | Il numero di record proposti nel tracciato record di testa è diverso da quello dei record effettivamente presenti nel file inviato. Effettuare un conteggio dei record di dati inviati e aggiornare il tracciato record di coda. |
| Messaggio: | Errore nel formato numero record. |
| Soluzione: | Il numero di record proposto nel tracciato record di coda non ha lunghezza 7 oppure non è allineato a destra. Controllare il numero di record nel tracciato record di coda. |
| Messaggio: | Errore generico data invio. |
| Soluzione: | La data di invio proposta dal tracciato record di testa/coda non è corretta. Controllare la data di invio. |
| Messaggio: | Data invio testa diverso da data invio coda. |
| Soluzione: | Le date proposte nel tracciato record di testa e di coda sono differenti. Determinare la data esatta e modificare il tracciato record contenente la data sbagliata. |
| Messaggio: | Errore nel formato data invio. |
| Soluzione: | La data nel tracciato di testa/coda non segue il formato richiesto (ggmmaaa). Controllare il formato della data di invio. |
| Messaggio: | Errore nel valore data invio. |
| Soluzione: | Il giorno proposto dalla data di invio nel tracciato record testa/coda non è corretto (es. 29022001). Controllare la data. |
| Messaggio: | Errore nel numero di file inclusi nello zip. |
| Soluzione: | Creare un archivio zippato per ogni file da inviare o eliminare dall'archivio file non interessanti ai fini del popolamento dell'INA. |
| Messaggio: | File inviato corrotto. |
| Soluzione: | L'archivio zippato contenente il file per il popolamento dell'INA non è stato correttamente compresso. Zippare nuovamente il file. |
| Messaggio: | Record coda mancante. |
| Soluzione: | Creare e aggiungere al file il tracciato record di coda. |
Dettagli del record del file inviato – Descrizione errori
I possibili errori che il S.A.I.A. restituisce, nel caso che la risposta sia del tipo "Dettagli del record del file inviato", sono i seguenti (vedi punto 2.5.3.4 dell'allegato 1 alla Circolare MIACEL n. 3 - 2001):
| A1 | Le dimensioni del tracciato record EINAP eccedono le dimensioni consentite. |
| B1 | Le dimensioni del campo COGNOME eccedono le dimensioni consentite. |
| B2 | Il campo COGNOME contiene caratteri non consentiti. |
| B3 | Il campo COGNOME è assente. |
| C1 | Le dimensioni del campo NOME eccedono le dimensioni consentite. |
| C2 | Il campo NOME contiene caratteri non consentiti. |
| C3 | Il campo NOME è assente. |
| D1 | Le dimensioni del campo DATA NASCITA eccedono le dimensioni consentite. |
| D2 | Il campo DATA NASCITA contiene caratteri non consentiti. |
| D3 | Il campo DATA NASCITA è assente. |
| D4 | Il campo DATA NASCITA non è corretto. |
| E1 | Le dimensioni del campo LUOGO NASCITA eccedono le dimensioni consentite. |
| E2 | Il campo LUOGO NASCITA contiene caratteri non consentiti. |
| E3 | Il campo LUOGO NASCITA è assente. |
| E4 | Non esiste un comune/stato estero avente denominazione pari al campo LUOGO NASCITA . |
| E5 | Il campo LUOGO NASCITA non è valido (comune/stato estero non esistente al momento della nascita dell'individuo). |
| F1 | Le dimensioni del campo SESSO eccedono le dimensioni consentite. |
| F2 | Il campo SESSO contiene caratteri non consentiti. |
| F3 | Il campo SESSO è assente. |
| G1 | Le dimensioni del campo CODICE FISCALE eccedono le dimensioni consentite. |
| G2 | Il campo CODICE FISCALE contiene caratteri non consentiti. |
| G3 | Il campo CODICE FISCALE è assente. |
| H1 | Le dimensioni del campo LUOGO RESIDENZA eccedono le dimensioni consentite |
| H2 | Il campo LUOGO RESIDENZA contiene caratteri non consentiti. |
| H3 | Il campo LUOGO RESIDENZA è assente. |
| H4 | Non esiste un comune/stato estero avente denominazione pari al campo LUOGO RESIDENZA. |
| H5 | Il campo LUOGO RESIDENZA non è valido (comune non esistente al momento della comunicazione della residenza). |
| Q1 | Soggetto già presente in I.N.A. con COGNOME differente. |
| Q2 | Soggetto già presente in I.N.A. con NOME differente. |
| Q3 | Soggetto già presente in I.N.A. con DATA NASCITA differente. |
| Q4 | Soggetto già presente in I.N.A. con LUOGO NASCITA differente. |
| Q5 | Soggetto già presente in I.N.A. con LUOGO RESIDENZA differente. |
| Q6 | Soggetto già presente in I.N.A. con SESSO differente. |
| Q7 | Soggetto già presente in I.N.A. con stessi campi. |
Funzioni di utilità
Tabella spedizioni / risposte [Menù 6.2.5.3.1]
In questa tabella vengono memorizzate tutte le spedizioni effettuate e le relative risposte.
| • | Premere F9 per visualizzare l'elenco delle spedizioni presenti in archivio. |
| • | Selezionare la spedizione che desidera visualizzare. |
| • | Le informazioni che si possono ottenere sono le seguenti: |
Data della spedizione e della relativa risposta.
Numero di record inviati e ricevuti.
Nome dell'archivio compresso inviato e di quello ricevuto.
Identificativo assegnato dal sistema.
Tipo di risposta (File inviato errato / Dettaglio dei record del file inviato).
| • | Per ogni tipo di risposta è possibile consultare le informazioni in modo più dettagliato, entrando con F3 in modalità Varia e cliccando sui bottoni posti a fianco dell'opzione attiva. |
Tabella codici di errore [Menù 6.2.5.3.2]
La tabella codici di errore contiene i possibili messaggi che il sistema può associare ai nominativi che non sono stati accettati.
Comunicazione delle variazioni
Come anticipato nella premessa, è necessario comunicare periodicamente all'INA attraverso il sistema XML-SAIA AP5 le variazioni avvenute successivamente alla fornitura iniziale, allo scopo di mantenere costante l'allineamento degli archivi. L'invio delle variazioni deve avvenire al massimo ogni 48 ore.
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